Dokument techniczny zawierający szczegółowy opis funkcjonalności systemu informatycznego z perspektywy użytkownika końcowego. Określa, co system powinien robić, jakie zadania realizować oraz w jaki sposób użytkownicy będą z nim współpracować, bez wchodzenia w szczegóły techniczne implementacji.

Specyfikacja funkcjonalna stanowi pomost między wymaganiami biznesowymi a dokumentacją techniczną. Zawiera opisy przypadków użycia, scenariusze interakcji, makiety interfejsów oraz reguły biznesowe. Jest kluczowym dokumentem w procesie wytwarzania oprogramowania, służącym jako kontrakt między zamawiającym a zespołem deweloperskim.

Typowe elementy specyfikacji funkcjonalnej obejmują:

• Cele biznesowe i kontekst projektu
• Role użytkowników i ich uprawnienia
• Szczegółowe opisy funkcjonalności
• Przepływy procesów i diagramy
• Wymagania dotyczące interfejsu użytkownika
• Kryteria akceptacji dla poszczególnych funkcji

Dokument ten jest tworzony przez analityka biznesowego we współpracy z interesariuszami projektu. W metodykach zwinnych, takich jak Scrum, tradycyjna obszerna specyfikacja często zastępowana jest przez User Story i dokumentację tworzoną iteracyjnie.