Decydując się na realizację projektu, pierwszym krokiem Project Managera jest wybór metodyki zarządzania projektami, która pozwoliłaby na osiągnięcie postawionych przed nim celów. Znajomość oraz odpowiednie dopasowanie metodyk do potrzeb projektu oraz umiejętne wykorzystywanie ich w praktyce jest często podstawą sukcesu.

PRINCE2 to jedna z najpopularniejszych metodyk zarządzania projektami. Dzisiejszy wpis to pierwszy z cyklu, który przybliży Ci podstawowe zagadnienia związane z tą metodyką. W kolejnych poznacie m.in. czym są pryncypia oraz jakie są aspekty zarządzania projektami zgodnie z tą metodyką. Prześledzimy także tworzenie Uzasadnienia Biznesowego i sprawdzimy kto za nie odpowiada. Poznacie także strukturę członków projektu PRINCE2, a także dowiecie się, jak planować projekt oraz jak radzić sobie z ryzykiem. Zaczynamy!

Kilka słów o PRINCE2

PRINCE2, wbrew pozorom nie wywodzi się od „księcia”, choć metodyka stosowana jest przez rząd Wielkiej Brytanii. PRINCE2, pochodzi od angielskiego Projects in Controlled Enviroments i na bazie wniosków wyciągniętych z tysięcy zrealizowanych projektów, pozostaje zbiorem najlepszych praktyk w zarządzaniu projektami. Jest to metodyka na tyle ogólna, że stosuje się ją niezależnie od rodzaju projektu, jego rozmiaru czy branży, której dotyczy.

Czym jest projekt?

Projekt, według oficjalnego podręcznika do PRINCE2, to organizacja tymczasowa, powołana w celu dostarczenia jednego lub więcej produktów biznesowych według uzgodnionego Uzasadnienia Biznesowego.

Projekt znacząco różni się od produktu, czy typowej działalności biznesowej. Przede wszystkim, projekty są tymczasowe, mają swój początek oraz koniec, a ich celem jest wprowadzenie zmian (na przykład w organizacji, która projekt powołuje). Na potrzeby projektu powoływany jest zespół projektowy, złożony z osób, które niekoniecznie pracują w jednej firmie, ale mają różne kompetencje i umiejętności. Wspólnie dążą do osiągnięcie postawionego celu.

Każdy z członków zespołu może mieć inną wiedzę, punkt widzenia, może odnosić różne korzyści, stąd projekty są wielofunkcyjne. Ponadto, projekty są z całą pewnością unikalne – nie ma dwóch identycznych projektów! Realizując projekty Project Manager bazuje na doświadczeniach swoich oraz innych Managerów, jednak każdy projekt jest na swój sposób wyjątkowy: może odbywać się w innym miejscu, czasie, w skład zespołu projektowego wchodzą różne osoby lub podczas jego realizacji mogą zajść nieoczekiwane okoliczności. Projekty niosą ze sobą wiele szans i zagrożeń, a co za tym idzie, są one niepewne.

Rola Project Managera w projekcie

Wyobraźmy sobie projekt. Zbliżają się święta, podczas których wielu przedsiębiorców postanawia obdarować swoich klientów oraz współpracowników prezentami. Z pozoru jest to proste zadanie. Wystarczy przecież wybrać prezenty, spakować je i wysłać do klientów. Wielu z nas zostawia to na ostatnią chwilę, po czym nagle okazuje się, że nasz CRM pęka w szwach, pojęcie decyzji o wyborze odpowiednich podarunków nie jest takie proste, jakby się to wydawało, a możliwe wydatki z firmowego budżetu są mocno ograniczone. Gdyby tylko ktoś to wcześniej zaplanował i dopilnował!

Otóż, aby sprawować kontrolę, niezbędny jest plan. Zadaniem Project Managera jest szczegółowe rozplanowanie wszystkich działań oraz weryfikacja zasobów. Dobry plan opisujący kolejne etapy realizacji prac, to w PRINCE2 25% sukcesu! Podczas planowania, należy zwrócić szczególną uwagę na koszty (musimy zmieścić się w przeznaczonym na ten cel budżecie) i terminy (świąteczne prezenty w lutym to faux pas). Zanim rozpoczniemy zakupy, należy określić wymagania jakościowe i zakres, jeżeli zależy nam, aby projekt przyniósł odpowiednie korzyści – usatysfakcjonowani klienci będą o nas pamiętać i chętniej skorzystają z naszych usług. Nie zapominajmy przy tym, że projekt to gra obarczona ryzykiem. Wcześniejsza identyfikacja ryzyk oraz zaplanowanie sposobu radzenia sobie z nimi zwiększa szanse na powodzenie naszego projektu.

Gdy mamy gotowy plan i wiemy, co należy przygotować, zadania należy oddelegować (przekazać je współpracownikom). Oczywiście możemy przygotować prezenty samodzielnie, ale mogłoby to skutkować zaniedbaniem swoich aktualnych obowiązków. Poza tym nie znamy się na wszystkim. Odpowiednie delegowanie obowiązków jest bardzo ważną umiejętnością Project Managera – konieczne jest dopasowanie odpowiednich zadań, osobom posiadającym predyspozycje w konkretnym zakresie.

Na tym rola Project Managera się nie kończy. To Project Manager odpowiada za sukces projektu – prezenty powinny być dostarczone do klientów jeszcze przed Świętami. Podczas, gdy prace są oddelegowane, naszym zadaniem jest kontrolowanie, czy przebiegają one zgodnie z planem.

W przypadku nieprawidłowości, należy podjąć działania korygujące tak, aby przywrócić projekt na właściwy tor. Rolą Project Managera w PRINCE2 jest zapewnienia właściwych informacji, właściwym ludziom we właściwym czasie tak, aby mogli podejmować właściwe decyzje.

Jeśli masz jakieś pytania związane z wprowadzeniem do PRINCE2, daj znać w komentarzu – na pewno udzielę Ci odpowiedzi. Tymczasem zapraszam za tydzień po kolejny artykuł związany z PRINCE2. Stay tuned!