W wielu firmach, specjalizujących się w innych branżach niż IT, projekt informatyczny jest dodatkowym obciążeniem, balastem, wyznacznikiem „pracy po godzinach”. Komu więc najczęściej przypada ten „zaszczyt” nadzorowania i prowadzenia projektu? Jak to jest w Waszych firmach?

Z obserwacji wiemy, że w praktyce w sektorze MSP pieczę nad projektem najczęściej sprawuje prezes. Oczywiście nie robi wszystkiego samodzielnie… Pani Krysia z sekretariatu przygotowuje zapytania ofertowe i rozsyła do firm IT. Kiedy firmy dzwonią z pytaniami to są odsyłane do Pana Informatyka, który często nie jest w temacie. Prezes nie ma czasu zajmować się tymi bieżącymi sprawami, bo przecież musi prowadzić swój biznes..

W efekcie wybierane są firmy, które nie zadawały „zbędnych” pytań i po prostu podesłały oferty cenowe. Spotkania z wybranymi oferentami najczęściej przeprowadza prezes, przedstawia on swoją wizję oraz potrzeby pracowników. Firma IT oczywiście przytakuje, że wszystko da się zrobić. I świetnie – mamy wykonawcę! Teraz spokojnie prezes może przekazać dalsze działania Pani Krysi, której do pomocy przyjdzie jeszcze inna, bardziej techniczna osoba i razem ustalą szczegóły projektu. I tak firma wykonawcza rozpoczyna pracę, faktury spływają, projekt jest realizowany. Pracownicy firmy zajmują się swoimi bieżącymi sprawami.

Po kilku tygodniach, okazuje się, że:

• prezes nie widział ani razu systemu,
• projekt ma poślizg,
• pracownicy twierdzą, że to co jest nie spełnia ich oczekiwań,
• firma IT nie zamierza poprawiać swoich niedociągnięć, ponieważ „tak było ustalone”, “to nie są błędy”, “jeśli mamy coś zmienić niestety koszty wzrosną”, “nikt nam o tym nie powiedział”, “nie mamy tego w umowie” itp.

I teraz zaczyna się szukanie winnego..

Oczywiście, nie zawsze jest aż tak dramatycznie, ale często firmy, które codziennie nie mają do czynienia z IT, nie zdają sobie sprawy, że prowadzenie większego projektu to praca często na pół a nawet na cały etat. Pracownik, który albo się na tym nie zna, albo nie jest to w jego obowiązkach, rzadko kiedy sumiennie poprowadzi ten proces.

Coraz częściej zauważamy, że firmy zaczynają zdawać sobie z tego sprawę (niekiedy wynika to z negatywnych wcześniejszych doświadczeń). Większe firmy decydują się na zatrudnienie kierownika projektu bądź dodatkowej osoby, które wesprze np. Dyrektora IT w działaniach związanych z danym projektem.

Kierunek jest bardzo dobry. Obecnie na rynku pracy znaleźć można wiele osób chętnych do podjęcia pracy w zarządzaniu projektami IT. Jednak z punktu widzenia osoby zarządzającej często koszt zatrudnienia nie jest adekwatny do wielkości projektu. Po prostu nie opłaca się ponosić kosztów stanowiska pracy, szkoleń, wdrażania itp. na czas jednego projektu. Nawet jeśli w kilkuletniej perspektywie mamy jeszcze kilka projektów nie jest to opłacalny ruch (z punktu widzenia kosztów kadrowych dla firmy).

Co możemy zrobić?

Skutecznym, tańszym i efektywniejszym rozwiązaniem staje się na pewno popularny ostatnio outsourcing kompetencji. Rozwiązanie to pomija koszty utrzymania pracownika (stałe wynagrodzenia, zwolnienia chorobowe, dodatki socjalne, zakup narzędzi pracy, licencji do systemów itp.). Chociaż czasem miesięczny koszt outsourcingu kierownika projektu może wydawać się większy, to po uwzględnieniu kosztów poza wynagrodzeniem, które musielibyśmy ponieść na etatowego pracownika i tak często wychodzi taniej.

Poza tym przy mniejszych projektach, w małych firmach faktycznie dotychczasowy pracownik lub sam prezes może dopilnować tematu samodzielnie. Jedynym aspektem, w którym prawdopodobnie należałoby rozważyć wsparcie z zewnątrz jest sam proces wyboru wykonawcy czy systemu informatycznego. Zatrudnienie osoby mającej doświadczenie rozmowach z firmami IT i wyborze wykonawców projektów, na czas ok 3 spotkań nie jest dużym kosztem, a często może uchronić firmę przed nierzetelnym wykonawcą, nieodpowiednim systemem i późniejszymi problemami.

W projektach kilkumiesięcznych warto już rozważyć dłuższe wsparcie zewnętrznego kierownika projektu. Taka osoba zajmie się zebraniem wymagań od pracowników firmy, ustali harmonogram prac, dopilnuje wykonawcy, ustali z nim warunki umowy korzystne również dla klienta, będzie raportowała stan prac, zadba o stały poziom budżetu i samodzielnie rozwiąże bieżące problemy w projekcie.

Jak na tym skorzystamy?

Jakich korzyści możemy się spodziewać, jeśli powierzymy prowadzenie projektu właściwej osobie? Przede wszystkim są to:

• zwiększenie szansy sukcesu projektu,
• wdrożenie rozwiązania, które faktycznie usprawni firmę,
• wybór odpowiedniego systemu czy wykonawcy,
• uzupełnienie niezbędnych do projektu kompetencji w firmie na czas trwania projektu,
• oszczędność czasu prezesa, innych pracowników, którzy mają swoje obowiązki,
• w przypadku outsourcingu, oszczędność pieniędzy,
• jedna osoba odpowiedzialna za projekt,
• brak chaosu w firmie (każdy zajmuje się tym, na czym się zna),
• większe prawdopodobieństwo uniknięcia wielu błędów w projekcie,
• know-how wniesione do projektu (narzędzia do zarządzania, metody prowadzenia projektów),
• niezależność od wykonawcy (nawet jeśli w firmie wykonawcy jest kierownik projektu, jest ona przedstawicielem firmy IT i jego celem jest dbanie o poprawność projektu a nie interesy klienta).

Traktuj projekt IT tak, jak budżet firmy

Podsumowując, prawie każdy prezes zgodzi się, że księgowość w firmie powinna być prowadzona przez wykwalifikowane w tej dziedzinie osoby, bo koszty błędów i niewiedzy w tym temacie mogą być bardzo dotkliwe (im większa firma tym bardziej kosztowne). Bardzo podobnie jest z projektami informatycznymi, tylko mało kto zdaje sobie z tego sprawę. Zaangażowanie nieodpowiednich osób do prowadzenia i realizacji projektu informatycznego może być, od razu lub w perspektywie czasu, bardzo kosztowne dla przedsiębiorstwa. Dlatego warto przed przystąpieniem do projektu przekalkulować sobie, czy zaangażowanie osoby z odpowiednimi kwalifikacjami w prowadzeniu projektów IT nie będzie dla firmy oszczędnością czasu, pieniędzy i nerwów.

[sc:blogmsp ]