Startujący nowy projekt – niezależnie czy jest to przedsięwzięcie wewnątrz organizacji, czy na linii klient-dostawca, każdy ma jego wizję w głowie. Wizję tego co będziemy robić, jak, z kim, po co, dlaczego. Wszyscy szybko przebijamy sobie piątala i ruszamy ochoczo do pracy. Projekt musi być „na wczoraj”, trzeba jak najszybciej zacząć go realizować!
Ruszamy i… pojawiają się pierwsze problemy. „Ale to przecież Wy mieliście zrobić! Nie umawialiśmy się na to! Panie kliencie, pojawiły się pewne komplikacje… Gdybyśmy wiedzieli to wcześniej?!” – jak często to słyszycie? Okazuje się że wizja klienta, wizja wykonawcy, wizja osób zainteresowanych projektem, nie są jednak do końca takie same.
Panie Tomku, co teraz?
Jedne z najważniejszych przyczyn niepowodzeń projektów to:
- brak informacji wejściowych od klienta ,
- niekompletne wymagania,
- brak zasobów,
- niejasne cele,
- nierealne ramy czasowe (badania Standish Group).
Może warto jednak na początku projektu na chwilę się zatrzymać, odpowiedzieć sobie wspólnie na kilka ważnych pytań i wypracować jedną wizję realizacji projektu?
Daleki jestem od namawiania do szczegółowego planowania przez 3 miesiące każdego najmniejszego elementu projektu. Większość tych przewidywań nie przetrwa pierwszego miesiąca, szczególnie jeśli do analizy nie zasiądzie rasowy analityk. To do czego jednak zawsze namawiam, co wydatnie zmniejsza szanse wystąpienia najpowszechniejszych przyczyn porażek, to zatrzymanie się na chwilę i zadanie sobie kilku pytań. Świetnym narzędziem do tego służącym jest tzw. karta projektu.
Karta projektu
Karta projektu jest krótkim dokumentem spisującym wizję projektu i wszystkie podstawowe jego założenia. Co najważniejsze, wszystkie zainteresowane strony powinny zaakceptować jej treść. Sprawia to, że nagle pojawiają się dyskusje na tematy, które zwykle na starcie wszyscy przemilczają, bo… jakoś to będzie. Jaki jest cel projektu? Czy na pewno dla wszystkich on jest jednoznaczny? Czy projekt w ogóle ma mierzalny cel? – już pierwszy element karty, czyli właśnie „cel projektu”, pobudza do zadawania sobie ważnych pytań. Bardzo lubię ten moment podczas naszej współpracy z firmami i dostawcami oprogramowania – merytoryczna dyskusja murowana :)
Karta projektu jest świetnym narzędziem do zaprezentowania projektu osobom, które chcą poznać tylko jego ogólną charakterystykę, np. prezesa, którego firma prowadzi wiele projektów.
Co powinna zawierać karta projektu?
Karty projektu zwykle mają określoną strukturę. Ułatwia to ich wypełnienie oraz, co najważniejsze, pomaga w zwróceniu uwagi na najważniejsze aspekty nowego przedsięwzięcia. Poniżej 8 najważniejszych punktów każdej karty projektu.
1. Cele projektu
Cele wyznaczamy metodą SMART(Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined):
- Prosty – jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i nie pozostawiające miejsca na luźną interpretację,
- Mierzalny – a więc tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną „sprawdzalność” jego realizacji,
- Osiągalny – inaczej mówiąc realistyczny; cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji,
- Istotny – cel powinien być ważnym krokiem naprzód, jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował,
- Określony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.
2. Produkty projektu
Wysoko poziomowe efekty/produkty projektu z karty projektu. Opis produktów może być uzupełniony o pełną specyfikację wymagań.
3. Zakres projektu do wykonania
Co (jakie działania) należy do odpowiedzialności wykonawcy, a co nie. Zakres projektu jest zwykle wymieniony także w umowie.
4. Harmonogram
Ogólny harmonogram projektu, kamieni milowych. Wstępny harmonogram znajduje się zwykle także w umowie. W przypadku złożonych projektów ogólny harmonogram powinien być uzupełniony o harmonogram szczegółowy.
5. Zespół projektowy
Kto będzie uczestniczył w projekcie?
6. Zasady współpracy
Tutaj wypisujemy najważniejsze założenia dotyczące współpracy. Co w przypadku zmian, kiedy się komunikujemy, jak szybko odpowiadamy na wiadomości, jak zgłaszamy ryzyka, na jakiej zasadzie klient będzie akceptował produkty projektu, jak klient może kontrolować postępy prac itp? Zasady współpracy mogą uzupełnione o bardziej szczegółowy dokument.
7. Założenia
Musimy podać jakie są założenia do projektu (sprawy których nie jesteśmy pewni i musimy założyć). Założenia muszą być spełnione żeby projekt mógł się powieść. Wymieniamy wszystkie ograniczenia projektu lub co musi być spełnione aby projekt mógł zostać wykonany (np. coś stanie się na rynku, klient dostarczy nam coś czego potrzebujemy itp.)
8. Ryzyka
Wypisujemy najważniejsze ryzyka projektu. Jakie one mają wpływ na projekt, jakie jest ich prawdopodobieństwo? Co robimy jeśli się zmaterializują?
Pobierz nasz szablon karty projektu
W Rocket Studio oczywiście mamy, wypracowany metodą prób i błędów, własny szablon karty projektu. Z powodzeniem wykorzystujemy go podczas inicjowania dużych i małych projektów. Każde zrealizowane nowe przedsięwzięcie, wprowadza do niej małe usprawnienia.
Poniżej udostępniamy zupełnie za darmo jej najświeższą wersję. Możesz ją kopiować, zmieniać i wykorzystywać do woli. Mamy nadzieję, ze przybliży Cię do sukcesu Twoich projektów :)
