Kiedy menedżer mówi, że „optymalizuje procesy”, najczęściej robi jedno z dwóch: albo nic nie robi, albo usuwa rzeczy, których nie rozumie. Teoria optymalizacji procesów powinna to zmienić – ale czy zmienia?
Bo teoria to jedno. Zbiór koncepcji z lat 50., kiedy inżynierowie przemysłowi odkryli, że fabryki da się projektować tak jak mosty – od matematyki, nie od przeczucia. Toyota Production System, Six Sigma, Teoria Ograniczeń Goldrata… Każda z nich obiecuje to samo: mniej marnowania, więcej wartości.
Tylko że teoria optymalizacji nie mówi „usuń zebrania”. Mówi: znajdź wąskie gardło.
I tu zaczyna się problem – bo w IT wąskie gardło rzadko jest tam, gdzie wszyscy patrzą. Zespół sypie się nie dlatego, że programiści są za wolni, tylko dlatego, że czekają trzy dni na decyzję produktową. Albo że deployment wymaga pięciu podpisów. Albo że nikt nie wie, co właściwie należy zrobić, więc robi się wszystko naraz.
Teoria optymalizacji procesów operuje na kilku założeniach, które brzmią banalnie – dopóki ich nie zastosujemy. Po pierwsze: każdy proces ma ograniczenie, jedno główne. Po drugie: optymalizacja czegokolwiek innego to strata czasu. Po trzecie: lokalne usprawnienia często pogarszają wynik globalny.
Przykład? Dział deweloperski zwiększa przepustowość o 40%. Brawo. Tylko że QA nie nadąża, więc bugi rosną, a klienci czekają dłużej niż przed „optymalizacją”. Gonimy własny ogon, tylko szybciej.
W praktyce teoria optymalizacji procesów to nie zestaw narzędzi. To sposób myślenia. Pytanie nie brzmi „jak przyspieszyć ten krok”, tylko „czy ten krok w ogóle powinien istnieć”. I jeszcze jedno, rzadziej zadawane: „co się stanie, jeśli go usuniemy”.
Nikt tak naprawdę nie optymalizuje procesów. Optymalizuje przepływ wartości – a to nie to samo. Wartość płynie przez procesy jak woda przez rury. Możesz polerować rury ile chcesz, ale jeśli gdzieś jest korek…
Pytanie na koniec: ile procesów w twojej organizacji istnieje tylko dlatego, że kiedyś ktoś je wprowadził i nikt nie sprawdził, czy nadal mają sens?
Zdjęcie: cottonbro studio / Pexels
