Niedawno otrzymałam maila o takiej treści. “Dzień dobry, szukam wykonawcy do realizowanego przez moją firmę projektu informatycznego, projekt jest w trakcie realizacji jednak obecny wykonawca nie wywiązuje się z umowy..”

Nie po raz pierwszy spotykam się z sytuacją zmiany wykonawcy w trakcie trwania projektu. Co ciekawe, przedsiębiorcom bardzo łatwo przychodzi pomysł rozwiązania umowy z obecnym wykonawcą i znalezienie nowej firmy. W Rocket Studio zajmujemy się wyborem wykonawców do projektów IT, więc powinnam uznać to za dobry znak – więcej zleceń! Jednak zajmujemy się też obiektywnym doradztwem i pierwszą radą, jaką możemy dać jest: zastanów się 10 razy zanim zmienisz wykonawcę w trakcie realizacji projektu.

Bardziej obrazowo mówiąc: to tak, jakby pisać esej w języku chińskim, a potem zmienić na japoński – laik nie zauważy różnicy, ale efekt komunikacyjny będzie opłakany.

W teorii może to wyglądać tak, że firma nr 1 weźmie ⅓ kwoty (bo tyle pracy wykonała), znajdziemy firmę nr 2, której zapłacimy ⅔ i bez problemu dokończy ona projekt w terminie. Niestety sytuacja nie wygląda tak kolorowo.

Po pierwsze, żadna doświadczona firma nie podejmie się, bez poważnych obaw, realizacji projektu “po kimś innym”.

Po drugie, nie będzie to te przykładowe ⅔ kwoty. Należy pamiętać, że nowa firma musi przejrzeć, co zostało zrobione, zweryfikować poprawność, wdrożyć się w projekt itp. a na to potrzebuje czasu.

Po trzecie, zlecający powinien poważnie zastanowić się nad swoim procesem wyboru wykonawcy. Jeśli poprzedni wykonawca był “zły”, to może ten proces zawiódł? Powielenie błędnego schematu może powodować kolejne problemy z następnym wykonawcą.

Po czwarte, czas projektu na pewno się wydłuży ze względu na proces rozwiązywania umowy, przygotowanie zapytania, wybór nowego wykonawcy, wdrożenie go w projekt itp.

Po piąte, co z dalszym utrzymaniem projektu? Nowy wykonawca nie weźmie odpowiedzialności za coś, co napisał poprzedni. A gdy pojawi się błąd, może powiedzieć, że “w tym przypadku akurat poprzednicy zawinili, bo nasza część działa”.

Tak czy inaczej, zleceniodawca zawsze na tym straci czas, pieniądze i/lub nerwy. A z doświadczenia wiem, że nie do końca zawsze wina leży po stronie firmy IT. Często taka sytuacja jest nawarstwieniem się wcześniejszych niedociągnięć. Mowa tu np. o:

• niedoprecyzowanym zapytaniu ofertowym. Klient chciał tanio, szybko i jeszcze dobrze. A niestety te trzy aspekty rzadko idą w parze;
• brak ustalonych zasad komunikacji. Do kogo wykonawca powinien zwracać się z pytaniami, jakim kanałem się komunikuje, ile czasu ta osoba ma na odpowiedź, co się ma zadziać jeśli takiej odpowiedzi nie otrzyma?;
• brak osoby odpowiedzialnej za projekt po stronie klienta. Ta osoba powinna dbać o ustalenie zasad współpracy, pilnowanie etapów projektu (czy wszystko zostało wykonane na czas), być do dyspozycji wykonawcy i podejmować ostateczne decyzje co do systemu;
• braku ustalonych szczegółów projektu. Kiedy nie ma dokumentacji lub makiet i nie wiadomo, jak system ma wyglądać, pole do interpretacji jest dość szerokie (czy znacie kogoś kto zbudował dom bez projektu?).

Przykład:

Klient wymaga funkcji  “Wyszukiwarka”

Opis w umowie: możliwość wyszukania dowolnego obiektu w systemie

Klient rozumie to np. tak:

Wykonawca rozumie tak:

Przykładów negatywnych skutków zmiany wykonawcy może być wiele więcej. Nie oznacza to oczywiście, że zawsze taka decyzja jest zła. Moim zamiarem jest jedynie zwrócić uwagę na pewne kwestie, z których zleceniodawcy nie zawsze zdają sobie sprawę kiedy decydują się na zmianę wykonawcy w trakcie realizacji projektu.

[sc:blogmsp ]