Jak przygotować skuteczne zapytanie do potencjalnych wykonawców projektu informatycznego? Po pierwsze należy zdefiniować profil wykonawcy i parametry jego wyboru. Następnie należy zastanowić się gdzie będzie publikowana treść zapytania. Możliwości jest kilka i wspominaliśmy o nich w poprzednim artykule (Jak wybrać wykonawcę projektu…).
Niezależnie jednak od kanału dotarcia do wykonawców pewne informacje powinny znaleźć się w każdym przygotowywanym zapytaniu. Są to przede wszystkim:
Informacje „o nas” – wystarczy nazwa i krótka wzmianka o branży, wielkości firmy. Zwiększa to wiarygodność zapytania. Wykonawcy często mają obiekcję do wysłania ofert dla firm, o których nic nie wiedzią.
Informacje o projekcie – czyli czego potrzebujemy. Starajmy się nie sugerować rodzaju rozwiązania jakiego potrzebujemy – jeśli nie jesteśmy zaznajomieni z branżą. Lepiej skupić się na zagadnieniach/obszarach, które chcemy rozwinąć dzięki wdrożeniu systemu. Jeśli dysponujemy dodatkową dokumentacją projektu to warto również udostępnić ją oferentom, zwiększa to pewność, że przesłane oferty będą dostosowane do tego co faktycznie potrzebujemy.
Informacje jak jest obecnie – to cenna wiadomość dla potencjalnego partnera. Ocenia stopień obecnej informatyzacji firmy czy sposób działania. Dla wykonawcy łatwiej będzie zaoferować odpowiednie narzędzia/technologie. Poza tym takie pytanie na pewno padnie ze strony wykonawców jak tylko przeczytają zapytanie.
Freelancer czy firma– ta informacja zdecydowanie zaoszczędzi czas nasz i wykonawców. Jeśli określone zostanie, że zależy nam na współpracy z danym rodzajem partnera to automatycznie zmniejszymy ilość nadesłanych (nietrafionych) ofert. Poza tym, jeśli faktycznie istotnym czynnikiem przy wyborze wykonawcy będzie doświadczenie to warto zaznaczyć, że jest ono w podobnych projektach lub dla branży mile widziane bądź wymagane.
Zakres usług– warto jasno wypunktować czego oczekujemy od wykonawcy. Jeśli poza realizacją systemu zależy nam na doradztwie, późniejszym utrzymaniu, kampanii marketingowej to takie informacje pozwolą mu ocenić własne możliwości i kompetencje do projektu.
Zakres ofert wykonawców – czyli co powinno znaleźć się w nadesłanych dokumentach. Dzięki takiej informacji oferty będą bardziej porównywalne. Zestawienie dużej dowolności wykonawcom może spowodować, że oferty będą miały tak różne parametry, że poza ceną i czasem wykonania nie będziemy w stanie nic innego porównać.
Terminy – o tym nie wolno zapomnieć: do kiedy zbierane są oferty i mniej więcej po jakim czasie zostanie podjęta decyzja. Warto też zaznaczyć czy informacja zwrotna będzie rozsyłana do wszystkich oferentów czy tylko do tych, z którymi zamierzamy dalej rozmawiać.
Termin zakończenia projektu – jeśli istnieje termin do kiedy projekt ma zostać zakończony tzw. deadline to również należy o tym wspomnieć. Firmy IT będą mogły zweryfikować obłożenie swoich zespołach w danym terminie.
Maksymalny budżet – informacja o maksymalnej cenie wbrew pozorom może przynieść więcej korzyści niż nam się wydaje. Dzięki temu oferenci będą starać się konkurować także innymi aspektami niż koszt projektu ponieważ wiadomo, że każda oferta będzie nie droższa niż X zł. Poza tym automatycznie selekcjonujemy wykonawców i oszczędzamy swój i ich czas. Analizując budżet klienta w stosunku do zakresu prac firma jest w stanie podjąć decyzję czy jest zainteresowana podjęciem współpracy. A my pozbywamy się potrzeby późniejszych wymówek dotyczących cen.
Wszystkie wymienione wyżej informacje nie muszą być rozpisane na kilka obszernych stron. Wystarczy krótka wzmianka o każdym z aspektów. Poniżej przykład jak można sformułować takie zapytanie.
Jesteśmy firmą X z branży Y. Działamy na rynku 10 lat. Jesteśmy małym przedsiębiorstwem. Poszukujemy rozwiązania do obsługi sprzedaży naszych usług (obecnie 2 handlowców). Szczególnie zależy nam na:
- posiadaniu wszystkich danych w jednym miejscu
- bazie kontaktów z możliwością filtrowania wyszukiwania
- dodawaniu notatek po spotkaniu z klientem
- przypomnieniach dla handlowców z informacją o tel,mailu
- możliwości tworzenia raportów itp.
Obecnie lista klientów i informacje o nich są zbierane w Excelu. Chcielibyśmy nawiązać współpracę z firmami, które mają doświadczenie w podobnych realizacjach. Oczekujemy zaprojektowania systemu, realizacji, testów wykonanego rozwiązania, wdrożenia i adaptacji pracowników do nowego systemu. Liczymy na dalsze wsparcie w procesie rozwoju systemu (utrzymanie, doradztwo dot. kierunku rozwoju systemu). Aktualnie nie posiadamy żadnych dodatkowych materiałów/dokumentacji dot. projektu.
Pytania prosimy kierować na adres: klient@mail.pl. Oferty zbieramy do xx.xx.2014. Po tym terminie skontaktujemy się z wybranymi firmami. W ofercie proszę uwzględnić: cenę oraz zakres funkcji jakie są uwzględnione, harmonogram projektu, proponowaną technologię i zalety jej wykorzystania w projekcie, wielość zespołu, który będzie pracował nad projektem, ew. referencje. Data zakończenia projektu: do uzgodnienia. Budżet: dysponujemy budżetem do 20 tys zł.”
Takie krótkie zapytanie nie jest skomplikowane pod względem przygotowania merytorycznego a może zaoszczędzić czas zarówno oferentów, jak i klienta. Przede wszystkim pozwoli na selekcję ofert, które nie spełnią oczekiwań już na etapie wysłania zapytania.
Pamiętać należy, że zapytanie jest zwykle wstępem do rozmów z potencjalnymi wykonawcami, a jego celem nie jest zebranie rekordowej liczby ofert, a znalezienie najodpowiedniejszego partnera biznesowego do realizowanego projektu.
Innymi formami przygotowywania zapytań do projektu są te wyszczególnione w prawie zamówień publicznych. Do najczęściej wykorzystywanych należą:
- Przetarg nieograniczony,
- Negocjacje z ogłoszeniem
- Dialog konkurencyjny
- Zamówienie z wolnej ręki
- Zapytanie o cenę
O tym jak przeprowadzić zamówienie publiczne dowiesz się w jednym z kolejnych wpisów na naszym blogu.
[sc:blogmsp ]
