Ostatnia zmiana organizacji pracy skłoniła mnie do podzielenia się kilkoma doświadczeniami z tym związanymi.
Pewnie jak każdy zaczynałem od prostej listy ToDo i kalendarza. Rozwiązanie takie sprawdza się tak długo jak jesteśmy w stanie w głowie zapanować nad tym co zapisujemy. Zazwyczaj osiągnięcie tego etapu nie zajmuje wiele czasu.
W naszej branży często z rozwiązaniem przychodzi firma. Wszelkie bugtrackery i inne systemy prowadzenia projektu pozwalają zbierać zadania do realizacji w jednym miejscu i jakoś nad nimi panować nawet jeśli bierzemy udział w sporej ilości projektów.
Co jednak jeśli chcemy zapanować też nad swoimi prywatnymi sprawami? Trochę głupio wrzucać zadanie o wytrzepaniu dywanów w firmowym organizerze ;)
Tak właśnie zaczęła się moja przygoda z GTD. Od początku wspierałem się aplikacjami na laptopie i telefonie. OmniFocus był idealnym rozwiązaniem. Pracowicie i konsekwentnie zbierałem wszelkie zadania w inboxie. Robiłem co mogłem aby regularnie je przeglądać i porządkować. Z realizowaniem też jakoś sobie radziłem czyli system działał.
Z czasem jednak moja droga z GTD zaczęła się nieco rozchodzić. Model w jakim pracuję nie do końca pokrywał się z jego założeniami. Brakowało mi możliwości nadawania priorytetów dla zadań. Można było to realizować oczywiście za pomocą kontekstów ale to nie do końca miało sens ponieważ konteksty powinny być związane z możliwością wykonania konkretnej aktywności. Drugim problemem z jakim się zderzyłem to właśnie `miejscowość` kontekstów.
Być może coś pominąłem w trakcie lektury Davida Allena jednak podejmowanie działań w momencie gdy jestem w jakimś miejscu lub przy urządzeniu, kompletnie się nie sprawdzało. Cóż z tego że w kontekście `przy komputerze` miałem 5 zadań na weekend skoro pogoda dopisała i komputer włączałem dopiero w poniedziałek… jakieś 2 dni po terminie realizacji. Definiowanie dat końcowych też do końca nie rozwiązywało problemu. Pojawiały się sytuacje gdy w widoku zadań ze zdefiniowanym terminem było ich kilka i każde z innego kontekstu. W efekcie i tak musiałem ‘biegać’ z miejsca na miejsce. Czyli praca włożona w utrzymanie organizera była stratą czasu.
Postanowiłem trochę przemyśleć model własnego działania i poszukać innej drogi. Narzędzia powinny wspierać naturalne preferencje a nie wymuszać trudne zmiany.
Tak zainstalowałem sobie Things. Przepisałem cały organizer pozostawiając podział na projekty tam gdzie było to możliwe. Część zadań przedefiniowałem z użyciem obszarów odpowiedzialności, co jest świetnym rozwiązaniem w sytuacji gdy chcesz zachować jakąś część kontekstów z GTD ale nie wszystko traktujesz jako projekt. Przykładowo odkurzyć samochód to pojedyncze zadanie z obszarze auto. Nie widzę powodu do robienia z tego projektu i rozpisywania na niezliczoną ilość zadań :)
Obecny model pracy oparłem o priorytety. Mam zdefiniowane 4 poziomy (3 wyższe i 1 obniżający rangę zadania względem `normalnego`). Zadania posiadają również często swoje terminy zakończenia ponieważ są rzeczy, z którymi nie można się spóźnić. Tak czesto jak to potrzebne i możiwe przeglądam sobie zgromadzone wpisy. Czasem wszystkie, czasem tylko wybrane obszary lub projekty. Każdy taki przegląd owocuje dodaniem kilku wyższych priorytetów do zadań, czasem ich obniżeniem.
Zadania, które muszę wykonać pojawiają się dzięki tym działaniom w widoku ‘Today’. Widzę tam te zadania, których daty końca są bliskie oraz te które oznaczylem do realizacji ze wzgledu na priorytet. Rozwiązał się też problem nagłych wrzutek. Czy mi się to podoba czy nie, czasem coś takiego wpada i trzeba jakoś zareagować. Zatem umieszczam to od razu w widoku ‘Today’ i sprawa załatwiona.
Po 4 miesiącach nowego porządku jak na razie nie znalazłem dziury w systemie. Pozwala mi on elastycznie zarządzać tym co mam do zrobienia a z drugiej strony jestem w stanie utrzymać porządek w pracach. Widzę toczące się projekty, mam pogrupowane zadania względem obszarów zainteresowań itp. Jest lżej, choć praca nadal się sama nie wykonuje ;)
Gdyby ktoś chciał się podzielić swoimi doświadczeniami z organizacji pracy, to bardzo chętnie poczytam. Wciąż szukam ulepszeń i nowych możliwości na ułatwienie sobie organizacji pracy.
