Wybór wykonawcy projektu informatycznego często spędza sen z powiek przedstawicielom firm chcących zrealizować projekt informatyczny. Z całą pewnością nie należy bagatelizować tego etapu projektu. W końcu relacja klient-wykonawca może trwać kilka a nawet kilkanaście miesięcy.

Dlatego proces wyboru firmy IT powinien być bardzo dobrze przygotowany i przemyślany – bo rozstania z powodu braku kompetencji czy nieporozumień w projekcie najczęściej nie przynoszą korzyści żadnej ze stron.

Zacznijmy od początku…

Zanim wybierzemy kanały jakimi zamierzamy szukać wykonawców naszego projektu, należy zastanowić się nad kilkoma kwestiami. I nie istotne czy mówimy tu o stronie wizytówce, aplikacji mobilnej czy rozbudowanym systemie CRM/ERP.

I. Co jest tematem mojego zapytania?

Przed rozpoczęciem szukania wykonawcy warto ponownie zadać sobie kilka fundamentalnych pytań dotyczących projektu. Na pewno warto zastanowić się w jakim celu zamierzam realizować projekt? Jaki cel biznesowy chcę osiągnąć? Jak sprawdzę czy to osiągnąłem? Kto może mi w tym pomóc? Czy dysponuję wszystkimi kompetencjami, które pomogą wykonawcy zrealizować projekt (np. swojego project managera, który poprowadzi projekt po stronie firmy, który zna język IT i zrozumie się z wykonawcą). Jaki budżet jestem w stanie przeznaczyć na daną realizację? Ile czasu mogę poświęcić dla projektu? Czy potrzebuję kogoś do pomocy? Takie pytania należy postawić sobie przed rozpoczęciem poszukiwań wykonawcy.

Po odpowiedzeniu sobie na te fundamentalne pytania, trzeba przemyśleć i rozpisać wymagania, czyli to czego od wykonawcy oczekujesz. Fachowo nazywa się to zakresem projektu. Im dokładniej rozpiszesz zakres projektu, tym dokładniejszą ofertę będą w stanie przedstawić Ci wykonawcy. Przy małych projektach na pewno będziesz w stanie opisać swoje wymagania. Przy większych realizacjach warto zasięgnąć rad specjalistów od przygotowania projektów informatycznych, którzy przeprowadzą fachową analizę potrzeb, zaproponują najbardziej optymalne rozwiązanie wspierające Twój cel biznesowy oraz rozpiszą je w formie wymagań dla wykonawcy (zakresu projektu).

II. Z kim chcę współpracować? Zdefiniuj profil wykonawcy

Odpowiedzi na powyższe pytania pozwolą nam zdefiniować profil partnera, którego będziemy potrzebować. Posiadając wytyczne wobec wykonawcy łatwiej nam będzie zawęzić obszar poszukiwań TEGO JEDYNEGO.

Oto kilka kryteriów, które mogą być istotne w procesie wyboru wykonawcy:

1. Cena

Jeden z kluczowych czynników wyboru wykonawcy w większości projektów. Warto jednak pamiętać, że na początku rozmów wykonawca posiada jedynie mgliste wyobrażenie o tym czego na prawdę klient potrzebuje. Może okazać się, że podana przez niego cena (która w opinii klienta jest za wysoka) uwzględnia elementy, o których klient nie pomyślał, może wykonawca miał inne doświadczenia przy podobnych projektach. Dlatego czasem nie warto od razu skreślać „droższych wykonawców”

Wskazówka nr 1: Podane posiadanego budżetu (rzędu wielkości) dla wykonawców nie zawsze musi być złym pomysłem. Po pierwsze, jeśli nasz projekt został wcześniej przeanalizowany i przygotowany to na pewno wiemy, za jaką cenę solidna realizacja jest możliwa. Po drugie wykonawca może wtedy elastycznie podejść do projektu i zaproponować odpowiednią metodykę, zakres prac czy zespół, który pozwoli na wykonanie projektu w założonym budżecie.

Wskazówka nr 2: Jeśli nasz budżet jest mocno ograniczony i raczej nastawimy się na współpracę z tzw. freelancerem, warto zaznaczyć to w zapytaniu aby uniknąć niepotrzebnych telefonów, maili od dziesiątek firm  potencjalnie zainteresowanych współpracą.

2. Dotychczasowe realizacje

Warto zwrócić uwagę czy wykonawca pracował przy podobnych projektach, dla podobnej branży. Jeśli szczególnie na tym nam zależy wtedy również warto taką informację podać w ogłoszeniu/zapytaniu

3. Referencje

Jeśli wykonawca deklaruje współpracę z firmami z podobnej branży lub przy podobnych projektach zawsze możemy spytać o referencje. Jeśli na liście klientów wykonawcy znajdziemy firmę z naszej branży, zanim podejmiemy wybór o wyborze spytajmy jaki projekt był realizowany dla tego klienta. Jeśli okaże się, że wykonawca przygotowywał grafikę na stronę a my potrzebujemy systemu ERP to z całą pewnością nie można stwierdzić czy wykonawca zna naszą branżę.

4. Dodatkowe kompetencje

Zdecydowanie łatwiej jest współpracować gdy wybrana firma posiada wszystkie niezbędne kompetencje, których potrzebujemy w projekcie np. graficy, ux designerzy osoby, które będą prowadzić projekt tj. dbać o poprawność prac zespołu i doradzać w aspektach technologicznych.

Wskazówka nr 3: Jednym z wariantów uzupełnienia kompetencji wewnątrz firmy jest np. outsourcing specjalistów z danej dziedziny na czas trwania projektu.

5. Gwarancja i utrzymanie

O tym na pewno nie należy zapomnieć przy wyborze wykonawcy projektu. Od początku  rozmów powinniśmy określić jaki okres gwarancji nas interesuje i czego oczekujemy w ramach utrzymania projektu. Nie tylko unikniemy nieporozumień podczas rozmów ale też będziemy mieć już gotowe ustalenia do ew. umowy.

Wskazówka nr 4: Przy tym aspekcie warto zastanowić się czy chcemy podjąć współpracę z freelancerem czy z istniejącą firmą. Nie zawsze osoby prywatne będą zainteresowane świadczeniem usług utrzymania.

6. Odległość

W dobie internetu, odległość klienta od wykonawcy nie powinna stanowić bariery aczkolwiek jeśli naszą preferencją jest aby wykonawca pochodził z bliskiego nam regionu, również warto to zaznaczyć w zapytaniu

III. „Szybki strzał” czy długi związek?

Określ na jak długo i do czego będziesz potrzebować wykonawcy. Jest to bardzo ważny punkt, warty zastanowienia. Jeśli mamy dość dobrze zdefiniowane potrzeby, nasz projekt nie jest skomplikowany to jest szansa, że współpraca z wykonawcą przebiegnie bezboleśnie. A formy, narzędzia komunikacji czy osobowość osób, z którymi się kontaktujemy nie odgrywa aż tak dużego znaczenia.

W przypadku dłuższego projektu zaczyna to być bardziej skomplikowane. Na co należy zwrócić uwagę:

1. Usługi „poza programistyczne”

Przykładowo: czy wykonawca posiada serwery, na których można utrzymywać projekt, czy jeśli będziemy potrzebować działań marketingowych to może takie usługi też są dostępne. Warto zastanowić się nad tym wcześniej, aby, jeśli nawet wykonawca w danej chwili nie posiada takich kompetencji to jeśli będzie wiedział czego potrzebujemy to często jest w stanie uzupełnić zasoby o nowych specjalistów.

2. Narzędzia wykorzystane w projekcie

Warto zwracać uwagę z jakich narzędzi korzysta wykonawca. Czy posiada systemy do zarządzania projektami, zgłaszania błędów itp. jakie formy komunikacji preferuje, czy komunikuje się językiem technologicznym czy w zespole jest osoba, która mówi „ludzkim językiem”.

Wskazówka nr 5: Nie bez znaczenia jest również osobowość i tzw. „chemia” w stosunku do osób, z którymi rozmawiamy o współpracy. Jeśli nie będzie wzajemnego porozumienia to dłuższa współpraca może stać się problematyczna a. Pamiętaj, że 80 % porażek projektów informatycznych spowodowane jest niezrozumieniem między klientem a wykonawcą!

3. Dalszy rozwój projektu

Jeśli projekt zakłada stworzenie wersji Beta- uruchomienie jej – zebranie feedbacku z rynku i rozbudowę projektu, warto zainteresować się czy wykonawca posiada osoby, które mogą nam w tym pomóc. Osoby, które miały okazję realizować tego typu projekty na pewno będą  w stanie przekazać cenne rady i wskazówki.

IV. Gdzie szukać partnerów biznesowych?

Gdy mamy już określone z kim, po co i jak długo chcemy współpracować możemy zastanowić się nad kanałami wyboru wykonawcy.

Oto kilka możliwości:

• publikacja ogłoszenia w jednym z serwisów ogłoszeniowych (np. oferia.pl, zlecenia.prze.net itp.)
• zapytanie znajomych lub osób, które miały okazję współpracować z firmami IT
• wyszukanie w internecie i rozesłanie zapytania do kilku potencjalnych firm
• przetarg / zapytanie ofertowe dostępne dla wszystkich zainteresowanych
• poproszenie o pomoc szwagra syna ;)
• wizytownik (kontakty z konferencji, spotkań, eventów)
• zwrócenie się do firmy, która pomoże w procesie wyboru wykonawcy (np. Rocket Studio).

Nie ma lepszych i gorszych kanałów. Na pewno każdy z nich ma inny zasięg, skuteczność czy wiarygodność. Wiele zależy od tego jaki profil wykonawcy wcześniej sobie określiliśmy.

Co dalej?

Po określeniu swoich potrzeb, profilu potencjalnych wykonawców oraz kanałów dotarcia, czas na dalsze kroki: przygotowanie zapytania ofertowego oraz proces selekcji wykonawców. O tym w następnych artykułach na naszym blogu.

Podsumowanie

Realizacja projektu informatycznego jest sporym wyzwaniem, szczególnie jeśli nie zajmujemy się tym na co dzień. Ale tym bardziej satysfakcja z dobrze wykonanego zadania jest bezcenna :) Trzy bezcenne i ponadczasowe rady na koniec:

Po pierwsze: Traktujemy wykonawców jak partnerów, bo przecież są po to aby nam pomóc a nie zaszkodzić.
Po drugie: Jeśli w projekcie pojawią się problemy, nie szukajmy winnych tylko przyczyny. I wspólnie starajmy się ją rozwiązać.
Po trzecie: Rozmawiajmy, rozmawiajmy i jeszcze raz rozmawiajmy. Bez zrozumienia obu stron projekt ma niewielkie szanse na sukces.

W przypadku problemów ze znalezieniem wykonawcy lub określeniem jego profilu dla Twojego projektu chętnie pomożemy. Napisz do nas a pomożemy Ci przeprowadzić proces wyboru wykonawcy.

[sc:blogmsp ]