W poprzednim artykule przedstawiliśmy Wam czym jest CRM i dlaczego warto się nim zainteresować. Dzisiaj skupimy się na konkretnych systemach CRM: dedykowanych, Open Source oraz pudełkowych (webowych i desktopowych). W związku tym, że wersja desktopowa jest już mało wwykorzystywana, nie będziemy poświęcać jej uwagi – skupimy się na najlepszych rozwiązaniach. Zaprezentujemy aspekty wyboru oraz przykładowe programy. Aby dobrze wybrać system musimy zastanowić się, jakich funkcji potrzebujemy? Czy i jak chcemy rozwijać swój system? Jakie systemy informatyczne w naszej firmie powinny być zintegrowane z CRM? Na czym konkretnie nam zależy?

System skrojony na miarę

Zastanówmy się, czy chcemy skorzystać z gotowych rozwiązań, czy rozwiązań dedykowanych. Rozwiązanie dedykowane charakteryzuje się dopasowaniem sytemu do przedsiębiorstwa, a nie odwrotnie. Tego typu systemy dopasowane są do procesów, które znają pracownicy. Dzięki temu jest łatwiej je wdrożyć oraz przekonać pracowników do korzystania z nich. Kolejną korzyścią z zastosowania systemów tworzonych na miarą jest ich pełna integralność z systemami i technologiami stosowanymi w przedsiębiorstwie.

Systemy dedykowane to jednak nie tylko zalety. Wadą takich rozwiązań jest czas, koszty oraz rozwijalność. Systemy dedykowane pisane (kodowane przez programistów) są często od zera. Nawet dla wprawionej firmy informatycznej napisanie takiego systemu to około 3-5 m-cy, nie mówiąc o analizie procesów oraz wdrożeniu. Kolejnym problemem są koszty. Systemy dedykowane nie mogą być odsprzedane innym klientom, dlatego cena jest zdecydowanie wyższa niż pudełkowych rozwiązań. Kolejnym minusem jest fakt, że twórca oprogramowania nie jest zainteresowany darmowym rozwijaniem oprogramowań dedykowanych w przeciwieństwie do pudełkowych rozwiązań, które rozwijają się systematycznie.

Dla kogo systemy dedykowane?

Firmy z precyzyjnymi i dobrze funkcjonującymi procesami powinny wybrać rozwiązania dedykowane. W przypadku tych systemów warto zwrócić uwagę na wykonawcę. Wykonawca poza stworzeniem systemu powinien również go utrzymać, pomóc podczas wdrożenia, serwisować i posiadać kompetencje do jego późniejszego rozwoju. Należy pamiętać, że w razie upadku lub likwidacji firmy dostawcy, możemy stracić serwis.

Więcej o plusach i minusach oprogramowania dedykowanego można przeczytać tutaj.

Nie potrzebujesz czegoś nowego? Wybierz Open Source

Połączeniem systemów pudełkowych i dedykowanych są systemy Open Source (otwarte oprogramowanie). Systemy Open Source łączą plusy systemów pudełkowych (są rozwijane, koszty wytworzenia są dzielone na wielu klientów, dostępne od zaraz) oraz dedykowanych rozwiązań (dopasowane do potrzeb firmy).

Oprogramowanie tego typu możemy modyfikować korzystając z core’a (silnika systemowego), który jest jednocześnie ich ograniczeniem. Z tego powodu nie nadają się dla rozwiązań out-of-box, czyli rozbudowanych rozwiązań, które wychodzą poza znane ramy. Rozwiązania open source wymagają własnej infrastruktury IT, co wiąże się z kosztami i problemami z utrzymaniem.

Open Source sprawdzi się dla sektora MSP z działem informatycznym. Dział IT jest często zbyt mały, aby stworzyć własne oprogramowanie, ale wystarczająco kompetentne, by zmodyfikować istniejące już systemy.

Jeśli zainteresowałeś się tym tematem polecamy: ​​SugarCRM Inc i Vtiger CRM.

Dostępne zawsze i wszędzie –  rozwiązania webowe

Podstawową zaletą rozwiązań webowych (SaaS – Software as a Service) jest ich prostota. Rozpoczęcie pracy z takim systemem nie wymaga wiedzy informatycznej – po wykupieniu licencji można zacząć od razu wdrażać go do firmy. Poza prostotą systemy webowe są stale rozwijane przez ich twórców. Brakuje także problemów z utrzymaniem, więc nie narażamy się na wysokie koszty. Podobnie jak z rozwiązaniami open source, twórcom systemów zależy na aktualizowaniu i ciągłym rozwijaniu swoich produktów (funkcjonalności, wyglądu, poprawy aktualnych problemów i naprawie bugów).

Przeniesienie problemów z utrzymaniem infrastruktury IT umożliwia firmom, której nie mają działów IT, w pełni korzystać z dobrodziejstw CRM. Koszty rozwiązań webowych są zwykle uzależnione od liczby użytkowników, miejsca na wirtualnym dysku oraz pakietu funkcjonalności. Koszty rozpoczęcia pracy są kilkanaście razy mniejsze niż przy zakupie oprogramowania. Dzięki opłatom miesięcznym, przedsiębiorca bez obaw o duże koszty początkowe może rozpocząć pracę z systemem. Dla sektora MSP jest to najlepsze rozwiązanie. Małe firmy często nie mają swoich działów IT oraz nie mają środków na zakup oprogramowania za kilka do kilkunastu tysięcy złotych.

Rozwiązania webowe mogą być droższe na dłuższą metę lub gdy korzysta z tego oprogramowania wielu pracowników (często płaci się za użytkownika). Dodatkowo systemy webowe nie są elastyczne, a jeżeli są, to do momentu, do którego pozwoli developer oprogramowania. Oznacza to, że nie mamy lub mamy ograniczony wpływ na funkcje, przestrzeń, możliwości integracji systemów SaaS.

Webowe rozwiązania CRM stanowią aż 42 procent wszystkich rozwiązań w chmurze (SaaS). Wykorzystują je głównie firmy z sektora MSP oraz firmy o szybko zmieniającym się środowisku. Firmy kilkuosobowe, które nie chciałby narażać się na duże nakłady inwestycyjne, a jednocześnie cenią sobie dobre narzędzia powinny zainteresować się takimi rozwiązaniami. Na rynku istnieje wiele takich systemów – my w Rocket Studio wybraliśmy PODIO. Dla firm, których pracownicy nie są informatykami i lubią intuicyjne narzędzia polecamy MiniCRM.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

Twórcy CRM często nieświadomie tworzą swoje rozwiązania dla specyficznych branży. Dlatego warto poszukać rozwiązania dla swojej lub sprawdzić kilka do kilkunastu rozwiązań przed zakupem. Dzięki temu możemy znaleźć rozwiązanie, które idealnie wpasowuje się do naszej specyfiki (procesów) pracy. Warto poświęcić czas na początku, aby znaleźć rozwiązanie w największym stopniu wspierające procesy zachodzące w firmie. Jeśli nie jesteś, które wybrać, możesz zwrócić się do nas, Rocket Studio :)

[sc:blogmsp ]