Rozpoczęcie każdego projektu poprzedza zawsze to samo pytanie: ile TO właściwie będzie kosztować. Projekt to często inwestycja, bez znajomości jego kosztów ciężko zadecydować o jego rozpoczęciu. Równocześnie z określeniem budżetu projekt musi być odpowiednio przygotowywana – koszt zależy przecież od jego zakresu i odwrotnie.

Jak więc przygotować projekt, określić jego budżet i podjąć racjonalną deczyzję o jego starcie?

Niezależny analityk

Pierwszą możliwością jest wynajęcie firmy/analityka, która zajmuje się przygotowaniem projektów IT: przeprowadzi warsztaty, przygotuje niezależną dokumentację, zapytania ofertowe, zbierze oferty i przeprowadzi negocjacje z dostawcami oraz zarekomenduje najlepszego dostawcę. Zaletą tego podejścia jest to, że ktoś niezależny przygotuje obiektywny projekt oraz rekomendację rozwiązania, dostosowane pod Twoje potrzeby i możliwości budżetowe, a know-how biznesowy pozostanie wewnątrz firmy. Analizy wykonane bezpośrednio przez dostawcę trudno nazwać obiektywnymi – naturalnym interesem wykonawcy jest proponowanie własnych rozwiązań. Nie warto też się nabierać na „darmowość” analizy dostawcy – jeśli jej cena nie jest osobno wyszczególniona, to koszty i tak zostaną ukryte w całości projektu.

Oczywiście usługa niezależnej kosztuje (w zależności od zakresu): koszt waha się od 5-20 tys. zł. Jeśli chodzi o finansowanie tego typu analiz to można oczywiście opłacić ją z własnej kieszeni lub, już niedługo, skorzystać z dotacji unijnych. W nadchodzącej rundzie finansowania powstanie baza firm doradczych z rożnych obszarów, do których będzie można się zwrócić i oprócz wykonanej usługi otrzymać zwrot sporej części kosztów.

Przygotowanie projektu na własną rękę

Można równie samemu przygotować zręb dokumentacji i wysłać zapytania ofertowe do wybranych firm IT. Nie będą w stanie zapewne od razu wycenić projektu, ale po spotkaniach zapewne doprecyzują swoją ofertę. Plusem tu jest oczywiści koszt: tylko poświęcony własny czas. Minusem: jeśli będzie brakowało wiedzy technicznej i projektowej po Twojej stronie, to może się skończyć rozdmuchaniem kosztów i zastosowaniem dziwnych rozwiązań (ktoś musi weryfikować to co twierdzi dostawca).

Co w przypadku innowacyjnych projektów?

Jeśli tworzysz typowy innowacyjny projekt, w którym technologia będzie grała główne skrzypce oraz w którym jest duże ryzyko niepewności – uważałbym z wielomiesięcznym tworzeniem wielkiego systemu w kontrakcie fixed priceowym. Otoczenie rynkowe się zmienia i bardzo szybko trzeba bedzie pół systemu przepisać. Ponadto, jeśli technologia ma być głównym obszarem działalności firmy – to też warto by się zastanowić czy outsorucing kluczowych kompetencji (technicznych) jest dobrym podejściem. Często stosuje się hybrydowe podejście: przygotowanie MVP (minimalnego wartościowego produktu) przez 3-4 miesiące z dostawcą zewnętrznym, a potem stworzenie własnego zespołu wewnątrz firmy.

Jeśli produkt technologiczny jest główną obszarem działania firmy, to trzeba pamiętać, że po jego powstaniu będzie wymagał dalszego rozwoju. Z doświadczenia wiem, że z biegiem czasu i złożoności produktu, zespół jest potrzebny raczej większy niż mniejszy do rozwoju. Od tej zasady są oczywiście wyjątki – jeśli mówimy o biznesie w którym technologia jest tylko dodatkiem – wtedy w grę wchodzi raczej tzw. utrzymanie, którego koszty są zwykle mniejsze (ale nie można o tym zapominać że są!).

A może zwinny kontrakt?

Innym rozwiązaniem jest wybranie odpowiedniego partnera IT, który oszacuje miesięczny koszt zespołu programistycznego niezależnie od zakresu wykonywanej pracy. Zapisuje się go w budżecie jako stały miesięczny koszt zespołu IT, który będzie realizował projekt. Podpisana w ten sposób umowa z dostawcą IT nosi nazwę tzw. zwinnego kontraktu. Następnie prognozowany jest czas trwania projektu, co w połączeniu ze stałym kosztem daje jasne wyliczenie planowanego budżetu. Trzeba tu jednak dobrze zdefiniować zasady współpracy i umowę z dostawcą. Często kontrakt proponowany przez firmę IT ogranicza w znacznym stopniu, w przypadku nie wywiązywania się przez dostawcę z ustaleń lub dostarczania wątpliwej jakości rozwiązań, jakąkolwiek formę nacisku na wykonawcę.