ERP ( z ang. Enterprise Resource Planning) oznacza planowanie i zarządzanie zasobami w przedsiębiorstwie.  Skrót odnosi się bezpośrednio do zarządzania zasobami tak, aby było ono bardziej efektywne. Warto zauważyć, że ERP nie odwołuje się bezpośrednio do oprogramowania – jest to swojego rodzaju ideologia. Jakie obowiązki spoczywają na właścicielu małej firmy? Na pewno dba on o prawidłowe prowadzenie dokumentacji, w tym także skrupulatne ewidencjonowanie zysków i strat. Każda firma prowadzi także kartoteki swoich pracowników, czy bazę danych o klientach i partnerach biznesowych.

Zwróć uwagę, że kierownik małej firmy może łatwo zarządzać wszystkimi działami. Natomiast w przypadku rozwoju przedsiębiorstwa, tworzone są nowe obszary. Wówczas okazuje się, że sprawowanie kontroli nad wszystkim przerasta jedną osobę – rosną i koszty, i trudność zarządzania całością.

W pewnym momencie ilość dziedzin, którymi musi zajmować się manager jest tak duża, że utrata kontroli nad poszczególnymi z nich staje się nieunikniona. Jak zadbać o sprawne funkcjonowanie rozrastającej się firmy? Warto zacząć od zaopatrzenia się w konkretne narzędzia.   Z pomocą przychodzą systemy ERP,   których celem jest integracja najważniejszych obszarów danej firmy. Systemy te są inspirowane dobrymi praktykami zarządzania średnim i dużym przedsiębiorstwem. Ich integracja polega na możliwości wdrożenia ich w każdą dziedzinę działalności gospodarczej.

Jak wdrożyć systemy ERP w firmie?

Pierwszym krokiem jest pojęcie decyzji o wprowadzeniu takiego rozwiązania – należy znaleźć problem i chcieć go rozwiązać. Kolejnym działaniem jest analiza własnych potrzeb i wymagań oraz dobór odpowiedniego systemu (pomocne okaże się przekazanie projektu firmie informatycznej). Tutaj można jednak spotkać się z szeregiem problemów. Po pierwsze, pozostaje na Tobie obowiązek odnalezienia odpowiedniego oprogramowania, wykonawcy i dopasowanie niezbędnych rozwiązań pod Twoją działalność. Po drugie, należy dokładnie przekazać swoje wymagania i na ich podstawie przedstawić projekt dla wykonawcy. Wszelkie rozbieżności mogą spowodować, że zamysł oprogramowania znacznie różnił się będzie od otrzymanego produktu.

Następna kwestia to wdrożenie systemu i otrzymanie produktu na czas. Realizacja projektu często napotyka się z różnymi przeszkodami wymagającymi zmian jego założeń. Po wdrożeniu pozostaje przeszkolenie pracowników na podstawie otrzymanej dokumentacji i rozpoczęcie dalszego etapu rozwoju swojej działalności.

Nawet jeśli nie jesteś związany z branżą IT, proces wdrożenia oprogramowania może zostać tak przeprowadzony, abyś nie musiał się w niego zbytnio angażować. W tym celu warto zatrudnić firmę doradczą, która przejmie obowiązek odnalezienia firmy wykonawczej, wyznaczy analityka, który pobierze wszelkie wymagania biznesowe tak, abyś otrzymał produkt spełniający Twoje oczekiwania. Kontakt z wykonawcami odbywa się wówczas wyłącznie za pośrednictwem takiej firmy. Istnieje możliwość uzyskania pełnej dokumentacji technicznej, zgodnej z wymogami UE oraz przygotowanie materiałów szkoleniowych dla pracowników Twojego przedsiębiorstwa. Taka współpraca, umożliwia wdrożenie systemu od A do Z przy minimalnym nakładzie Twojego zaangażowania. Współpraca z firma doradczą taką, jak Rocket Studio, pozwoli Ci skupić się na swoich celach biznesowych – my zajmiemy się pracochłonną resztą.