W dzisiejszej, trzeciej odsłonie naszego cyklu o dobrych praktykach i metodykach zarządzania projektami prezentujemy siedem najważniejszych naszym zdaniem aspektów, które powinieneś wiedzieć o metodyce PRINCE2.

Jeżeli nie śledziłeś do tej pory naszego bloga albo chciałbyś odświeżyć swoją pamięć to przeczytaj poprzednie części o technice ustalania priorytetów MoSCoW i jednej z metodyk zwinnych, czyli Scrumie.

1. Czym jest PRINCE2?

PRINCE2 to metodyka zarządzania projektami, która rozwinęła się w Wielkiej Brytanii i znajduje szerokie zastosowanie w tamtejszych agencjach rządowych. Szybko stała się również ogólnoświatowym standardem zarządzania w projektach publicznych i prywatnych. Obejmuje ona zarządzanie, kontrolę i organizację projektu. PRINCE2 został po raz pierwszy opublikowany w roku 1996 jako ogólna metoda zarządzania projektami niezależna od dziedziny biznesowej zastosowania.

2. Skąd wzięła się nazwa PRINCE2?

Nazwa PRINCE2 to akronim pochodzący od terminu PRoject IN Controlled Environments, który można przetłumaczyć jako Projekty w środowisku sterowanym. Z kolei cyfra 2 oznacza, że jest to druga, ulepszona wersja tej metodyki.

3. Do jakich projektów używa się PRINCE2?

Mimo wielu powielanych mitów PRINCE2 wcale nie jest przeznaczony wyłącznie do zarządzania dużymi projektami. Co prawda metodyka ta wywodzi się z pracy nad projektami administracji państwowej i jest mylnie kojarzona ze zbyt dużą biurokratyzacją i poziomem formalności, ale w rzeczywistości jest uniwersalna.

PRINCE2 jest przeciwny tworzeniu wielkich planów, które i tak zostaną zmienione przez różne nieprzewidziane czynniki. Jedną z głównych zasad jest to, żeby nie planować szczegółowo rzeczy odległych. Cały projekt planujemy ogólnie, szczegółowo natomiast tylko najbliższy etap (pryncypium – zarządzanie etapowe).

PRINCE2 nie jest robieniem dokumentów dla robienia dokumentów. Jest nakierowany na wynik, nie na działanie. Kolejne pryncypium to koncentracja na produktach. Priorytetem jest działający system, nie jego dokumentacja (więcej o mitach na temat PRINCE2 możesz przeczytać na blogu AnalizaIT).

PRINCE2 świetnie sprawdza się w projektach informatycznych, w których powstaje konkretny produkt (stworzenie dedykowanego lub wdrożenie istniejącego oprogramowania) lub takie, w których jest kilku dostawców IT. Dzięki swojemu ustandaryzowaniu bardzo dobrze sprawdza się także w projektach, które wymagają formalności i dokładnej dokumentacji (np. projekty finansowane z dotacji unijnych).

4. Czym są pryncypia w PRINCE2?

Pryncypia to podstawowe zasady metodyki albo inaczej jej dobre praktyki. Mówią nam o tym, czy projekt zarządzany jest zgodnie z metodyką. Jeżeli któraś z nich nie jest spełniona – nie możemy wtedy powiedzieć, że prowadzimy projekt zgodnie z PRINCE2.

Do siedmiu pryncypiów należą:

• ciągła zasadność biznesowa
• korzystanie z doświadczeń
• zdefiniowane role i obowiązki
• zarządzanie etapowe
• zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji
• koncentracja na produktach
• dostosowanie do warunków projektu

5. Jakie role wyróżniamy w PRINCE2

PRINCE2 jest ustrukturyzowanym zarządzaniem projektu. Oznacza to, że metodyka ta określa kilka procesów, które opisują wszystkie działania podejmowane od rozpoczęcia aż do zakończenia projektu. Z każdym procesem związana jest odpowiedzialność ściśle określonej osoby.

W ten sposób rolę kierownika projektu obejmuje osoba, która organizuje i steruje projektem. Do jego zadań należy wyznaczenie specjalistów do wykonania prac związanych z realizacją projektu. Kierownik projektu daje także gwarancję, że prace będą wykonane terminowo i zgodnie z przyjętymi założeniami.

Wyróżniamy ponadto klienta, zwanego także przewodniczącym komitetu sterującego, oraz użytkownika. Klient to osoba, która płaci za realizację projektu. Użytkownik natomiast to osoba, która będzie korzystać z produktu lub rezultatu projektu. W niektórych przypadkach może (ale nie musi) być to ta sama osoba.

Ostatnią z wymienianych ról jest dostawca lub specjalista. Jak można się domyślić jest to osoba posiadająca odpowiednie kompetencje oraz specjalistyczne umiejętności, które wnosi do realizowanego projektu.

6. Czym jest Komitet Sterujący?

Komitet Sterujący to niezbędny element każdego projektu realizowanego w PRINCE2. W jego skład wchodzi klient (lub przewodniczący), reprezentant strony użytkownika (Główny Użytkownik) i reprezentant dostawcy lub specjalisty (Główny Dostawca). Zadaniem Komitetu Sterującego jest podejmowanie decyzji niezbędnych kierownikowi projektu, by rozwiązywać problemy i kontynuować realizację projektu. Ponadto Komitet Sterujący odbiera od Kierownika Projektu regularne raporty o stanie prac.

7. Jak wygląda praca w PRINCE2?

źródło: http://www.inprogress.pl/

Podstawą zarządzania projektami w metodyce PRINCE2 jest siedem procesów, które dostarczają zbiór zadań potrzebnych do osiągnięcia zakładanego celu.

Impulsem do rozpoczęcia projektu jest potrzeba lub pomysł wynikający na przykład ze zmiany celów biznesowych firmy lub działań rynkowych konkurencji. W tej metodyce nazywany jest on Zleceniem Przygotowania Projektu. Może ono przybrać dowolną formę – zarówno polecenia ustnego, jak i rozbudowanej, formalnie opisanej definicji. Bezpośrednio przed podjęciem działań następuje tak zwany proces Przygotowania Projektu. W jego trakcie należy skontrolować zasadność i realność (wykonalność) projektu. W tym momencie warto pomyśleć o przeprowadzeniu analizy biznesowej, która ma na celu właśnie przygotowanie projektu i pomaga podjąć decyzję o jego opłacalnej realizacji. Później przedsiębiorstwo zyskuje także pomoc w wyborze dostawcy rozwiązania i ułożenia z nim współpracy.

Po podjęciu decyzji o realizacji przedsięwzięcia i weryfikacji założeń następuje etap Inicjowania Projektu. W trakcie jego trwania głównymi zadaniami jest szczegółowe zaplanowanie projektu wraz z uzyskaniem finansowania i określenia narzędzi zarządzania projektem. Ważnym punktem tego etapu jest przygotowanie wiarygodnego Uzasadnienia Biznesowego. W przypadku, gdy projekt straci swoją zasadność biznesową należy go przerwać. Wszystkie wyżej wymienione działania zawarte są w procesie Inicjowania Projektu. Ponadto w momencie precyzyjnego planowania przyszłego etapu wykorzystywany jest proces Zarządzania Końcem Etapu.

Kolejny etap realizacyjny wymaga od Kierownika Projektu rozdzielenia obowiązków, uzyskanie odpowiednich zatwierdzeń i zapewnienie satysfakcjonujących wyników. Ponadto postępy prac powinny pokrywać się z ustalonym wcześniej planem, a wskaźniki mieścić się w uzgodnionych tolerancjach. Działania te związane są z procesem Sterowania Etapem. W tym etapie następuje też proces Zarządzania Dostarczanymi Produktami, który polega na wykonaniu przez zespół przydzielonych zadań i zaraportowaniu postępów.

Oprócz funduszy jednym z zasobów ograniczających projekt jest czas. W związku z tym w ostatnim etapie niezbędne jest zakończenie projektu. By móc rozpocząć ten etap konieczne jest przekonanie Komitetu Sterującego, że produkt może być już wykorzystywany zgodnie z wcześniejszymi założeniami. Po zamknięciu projektu ważne jest uporządkowanie powstałej dokumentacji i jej zarchiwizowanie. Ocenie należy poddać także finalną wersję produktu i skonfrontować ją z pierwotnym planem. Uwagę należy skierować także na poprojektowy przegląd korzyści. Czynności te zaliczane są do procesu Zamykania Projektu.