W codziennej pracy wiele razy słyszymy argumenty, które mają nas-jako firmę consultingową przekonać, że zmiany informatyczne w firmie klienta nie są potrzebne. Postanowiłam zebrać kilka z nich i opisać dlaczego często są to niestety tylko wymówki.
1. Nowe systemy są drogie
Owszem, duże, znane i kompleksowe rozwiązania są kosztowne, ale to nie wszystkie możliwości dostępne na rynku – są po prostu najbardziej rozpromowane. Klienci też od razu zakładają, że system trzeba pisać od zera (co faktycznie dużo może kosztować), a w rzeczywistości rzadko jest to konieczne. Jest bardzo dużo systemów, księgowych, do zarządzania magazynem, sprzedażowych, które dostępne są za darmo lub w niewielkim koszcie i nie trzeba ich przygotowywać dokładnie pod kątem danej firmy.
2. System, który mamy od 7 lat przecież też jest dobry – PRAWDA (był dobry kilka lat temu:)
Obecne systemy mają o wiele więcej usprawnień i automatyzacji niż te tworzone kilka lat wcześniej. Chociażby tak podstawowa rzecz, jak dostęp przez przeglądarkę – gdzie nie trzeba mieć jednego komputera, który ma zainstalowany program. O wiele łatwiej jest obecnie zintegrować np. programy księgowe ze sprzedażowymi itp. Poza tym, często firmy, które tworzyły oprogramowanie kiedyś już nie istnieją, stąd brak opieki, wsparcia technicznego, a przede wszystkim – brak rozwoju systemu, który posiada firma.
3. Wdrożenie to więcej zamieszania niż pożytku
Sęk w tym, żeby wybrać firmę wdrożeniową z odpowiednim podejściem do tego etapu. Nie zawsze trzeba wywracać wszystkie działania w firmie do góry nogami żeby wrożyć nowe rozwiązanie. Często można podzielić je na etapy, czasem przechodzenie z jednego systemu na drugi może być stopniowe (dla pewności zachowania danych pracujemy na dwóch systemach, następnie więcej na nowym, aż całkowicie przejdziemy na aktualne rozwiązanie).
Przesłanie danych z jednego systemu do drugiego to najczęściej tylko wygenerowanie i zaimplementowanie Excela do nowego rozwiązania.
4. Nasza firma jest tak specyficzna, że nie ma dobrego rozwiązania na rynku
I to zdanie jest zdecydowanie numerem 1 na liście argumentów! Owszem, każda branża – a nawet firma są specyficzne, ale przecież procesy (np. wysłanie oferty, telefony do klienta, reklamacje, WZ, PZ, fakturowanie, serwisowanie) są najczęśniej podobne. Mogą różnić się parametrami i ich poziomem skomplikowania, ale jest wiele sytemów, które można dostosować.
Specyfika firmy objawia się też często w procesach “Ale u nas Pan Mietek musi wydrukować dokument, zanieść Pani Krysi, która wpisze go do systemu, a potem przekaże Pani Księgowej itp..” – czy naprawdę musi? Może Pan Mietek mógłby jednym kliknięciem wysłać dokument Pani Krysi i Księgowej?.
W efekcie, odpowiedni dobór i wdrożenie rozwiązania informatycznego może uprościć wiele procesów.
5. Znaleźliśmy firmę, która wdroży nam system bez potrzeby tracenia czasu naszych pracowników, więc nie potrzebujemy nikogo, kto to skoordynuje
Niestety, brak zaangażowania firmy klienta we wdrażanie projektu w 99,9% przypadkach kończy się katastrofą wdrożenia. I nie mam tu na myśli, że systemu nie będzie, a tylko to, że po tygodniach użytkowania zaczną pojawiać się skargi, że dana osoba robiła coś inaczej, a teraz w systemie się tak nie da lub było coś, co szczególnie przeszkadzało pracownikom, ale nikt o to nie spytał i problem/błąd został potwórzony. Pamiętajmy o tym, że przecież za późniejsze zmiany trzeba dodatkowo zapłacić firmie IT.
6. Nie potrzebuję dedykowanej osoby, która zajmie się projektem u nas w firmie Pani Ania doskonale sobie radzi
Zakładam, że Pani Ania jest osobą, która na co dzień robi wiele rzeczy, ale nie jest to zarządzanie projektami IT. Ma na pewno tyle pracy, że dodatkowe prowadzenie projektu często jest bardzo dużym obciążeniem. Głównym problemem zlecania prowadzenia projektów informatycznych osobom, które na codzień się tym nie zajmują jest to, że albo są tylko przekaźnikami miedzy firmą IT a Prezesem firmy albo zbierają argumenty firmy IT, ale nie są świadome, czy mają one sens. Stąd często projekt jest przedłużany, a i tak w konsekwencji nikt z firmy klienta nie wie, czy jest realizowany zgodnie z planem, czy te zmiany, które proponuje firma IT są korzystne, czy po prostu będą bardziej kosztowne.
Warto zastanowić się czy czasem, szczególnie do większych projektów nad zaangażowaniem kierownika projektu z zewnątrz (nawet na 1, 2 dni w tygodniu) żeby “fachowym” okiem dopilnował realizacji projektu.
Nie zakładam oczywiście, że takie argumenty za każdym razem są bezpodstawne. Chciałam jedynie zwrócić uwagę, że z niewielkimi budżetami, przy ograniczonym czasie i zasobach personalnych również możliwe jest przeniesienie firmy na bardziej nowoczesny poziom zarządzania.
[sc:blogmsp ]
