Brakuje nam czasu na ważne rzeczy, a znajdujemy go na bezproduktywne przeglądanie stron w Internecie. Planujemy wiele spraw, ale wciąż nie wszystko udaje nam się zrealizować. Jak znaleźć kompromis pomiędzy zrealizowaniem wszystkich zadań a znalezieniem czasu na zasłużony odpoczynek?

Jeśli czujecie, że piętrzą się nad Wami zaległości i wieczna myśl nie mam czasu, ten artykuł jest dla Was. Niestety przedstawione tu sposoby na zarządzanie czasem nie rozciągną magicznie doby o kilka kwadransów, ale pozwolą na efektywne wykorzystanie 24-godzinnego zapasu, jaki mamy.

Lista zadań

Zrobienie listy zadań nie brzmi szczególnie odkrywczo, prawda? Części z nas wydaje się, że wszystko zapamięta, jednak w praktyce potrzebujemy notesu czy aplikacji na smartphona, która w stosownym momencie podpowie nam co dalej. Odhaczając kolejne wykonane zadania na naszej liście, możemy czuć się dumni – dajemy sobie radę! :) Sama bez kalendarza w pobliżu czuję się jak bez ręki. Zwłaszcza osoby, które realizują jednocześnie wiele projektów, nie powinny z niego rezygnować. Świadomość, że obowiązek pamiętania o zadaniach nie spoczywa na nas, pozwoli nam na więcej luzu. Tylko nie zapomnijmy do tego kalendarza zajrzeć. Nawet superdokładna lista zadań nie będzie skuteczna jeśli ją rzucimy w kąt.

Ustal priorytety

Zabawne, że robimy wszystko, aby nie zająć się tym, co najważniejsze. Spotyka to zwłaszcza studentów, którzy podczas sesji egzaminacyjnej jak za dotknięciem magicznej różdżki nagle odnajdują czas na wyszorowanie fug w łazience. Jednak także w pracy często zabieramy się za prostsze rzeczy, aby mieć je już z głowy, jednocześnie odwlekając „trudne” zadania. Ustalanie priorytetów pozwoli Ci zająć się konkretami. Zacznij od najważniejszych spraw, a te najbardziej błahe zostaw na koniec. Przebrnięcie przez pierwszą rzecz może Ci co prawda zajęć nieco czasu, ale później pójdzie Ci już jak z płatka – w końcu zostały Ci już same łatwe zadania, prawda?

Grupowanie zadań

OK, spisałeś już swoje zadania i zabierasz się za ich realizację. Wyobraź sobie, że odnosisz kubek do kuchni i myjesz go od razu. Super, wracasz od razu do swojego pokoju. Teraz pora na starcie kurzu – idziesz ponownie do kuchni po ściereczkę. Kolejne zadanie do wykonania w sypialni – podlewanie kwiatów. Tak, idziesz znowu do kuchni tym razem po wodę… To bardzo prosty przykład, ale pokazuje pole do popisu w walce o skuteczność wykonywanych przez Ciebie zadań. Grupowanie drobnych czynności w większe bloki pozwoli Ci się sprawnie uporać z nimi za jednym zamachem.

Zasada 2 minut 

Zasada 2 minut jest wyjątkowo prosta i łatwa do zapamiętania. Nie potrzebujesz specjalnego przygotowania do jej wdrożenia. Świetnie sprawdzi się w pracy, ale także w domu podczas wykonywania codziennych obowiązków. Zanim przejdziemy do sedna, odpowiedz sobie na pytanie: jak często zdarza Ci się odkładać coś na bok, zamiast zająć się tym od razu? Jeśli do tej pory był to dla Ciebie chleb powszedni, reguła dwóch minut to zmieni.

Jeśli zrobienie czegoś zajmie ci zaledwie kilka minut (mniej więcej dwie), to powinieneś zrobić to TERAZ. Nie za kilkanaście minut, nie za kilka godzin. Nie daj się zasypać stosem drobnych spraw, które oddzielnie zajmują ledwo chwilę, a zebrane razem na koniec dnia stanowią solidne obciążenie.

Jeśli czynność, jaką należy wykonać, nie zajmie Ci więcej niż 2 minuty, powinieneś to natychmiast wykonać.

– David Allen, Getting Things Done

Zasada dwóch minut jest częścią metody GTD – Getting Things Done opracowanej przez Davida Allena. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na jej temat, możesz zajrzeć do książki o tym samym tytule.

Skup się

Jak wielu z nas zabiera się za coś i po chwili jego uwaga przenosi się na coś innego? Internet wiedzie prym w przeszkadzaniu podczas wykonywania zadań, jednak ploteczki ze znajomymi czy inne rozpraszacze także są nam dobrze znane. Skupienie się, gdy z zewnątrz dociera do nas tyle bodźców, nie dla każdego jest proste. Jedni do pracy potrzebują idealnie czystego biurka, a inni wolą „artystyczny nieład”. Niektórzy pracują w ciszy, a niektórym zupełnie nie przeszkadza cicha muzyka w tle. Znasz siebie najlepiej, więc wiesz, w jakich warunkach najłatwiej o Twoje skupienie.

Jeśli należysz do osób, które są podatne na internetowe odciągacze uwagi, rozejrzyj się za ciekawym rozszerzeniem, które uniemożliwi Ci (czasowo:) przeglądanie kolejnych witryn. Część z nich działa na zasadzie podobnej do kontroli rodzicielskiej. Ja wybrałam Stay Focused, jednak podobnych aplikacji jest o wiele więcej. Ważne, aby pełniły swoją funkcję, czyli skutecznie blokowały Ci dostęp do rozpraszających stron internetowych.

Podsumowanie

Zarządzanie własnym czasem nie jest trudną umiejętnością – przedstawione sposoby są proste i łatwo wprowadzić je w życie. Jednak nie zawsze jest tak kolorowo – co stoi temu na przeszkodzie? Zdecydowanie brak samodyscypliny i przysłowiowy słomiany zapał. Myślę, że najlepszą motywacją będzie uświadomienie sobie, jak wiele można zyskać wprowadzając skuteczne zarządzanie czasem. Wspomnianych metod jest o wiele więcej, a wybranie idealnej dla siebie może zająć nieco czasu – niektórzy wolą tradycyjne notatniki z zapiskami, inni stawiają na aplikacje mobilne. Niezależnie od tego, na co się zdecydujesz, Rocket Studio życzy Ci sukcesu :)

A jakie są Wasze sposoby na zarządzanie czasem?