PORADNIK Prezesów. PODIO, jako system do zarządzania firmą.

Artykuł przedstawia praktyczny case na przykładzie naszej firmy. Jest to I część, obejmująca obsługę działów Marketingu, HR, Finansów oraz Intranetu.

Długo szukaliśmy systemu, który sprawdziłby się w każdym obszarze firmy. Myśleliśmy o rozwiązaniu, które nie jest dedykowane konkretnej branży, czy wielkości firmy ( jest elastyczne), jednocześnie będąc mniej “kolosalnym” od większości systemów do zarządzania firmą tzw. systemów ERP.
Na podstawie tych kryteriów wybraliśmy PODIO (https://podio.com).

Zalety systemu:

  • intuicyjny w obsłudze
  • niskie koszty (9$/os/mc)
  • duża możliwość dostosowania do potrzeb firmy
  • szeroka gama modułów do wykorzystania
  • „panel prezesa“ – prosty dostęp do najważniejszych informacji

Jakie obszary obsługujemy na PODIO:

  • CRM (zarządzanie klientami)
  • PMO (zarządzanie projektami)
  • Intranet (wewnętrzne spotkania, komunikacja z pracownikami)
  • Finanse
  • HR (baza kandydatów)
  • Marketing (karty projektów, kalendarz publikacji)

Zacznijmy od końca.

Marketing

Create_Project___RS_Marketing___SalesNie jesteśmy agencją interaktywną, więc nie potrzebujemy skomplikowanych systemów do zarządzania kampaniami. Jednocześnie, prowadzimy szereg działań marketingowo-PRowych, które planujemy, realizujemy oraz monitorujemy.

 

W PODIO przechowujemy:

  • bazę pomysłów na projekty marketingowe,
  • firmy, z którymi współpracujemy np. dostawcy gadżetów, drukarnie wizytówek
  • listę artykułów na nasze blogi
  • pozostałe rzeczy, jak choćby porady dla nowych pracowników odnośnie pisania na blogu czy poszukiwania firm do współpracy.

Oczywiście mamy pełną możliwość dodawania nowych elementów do modułu marketingowego (jak i do każdego innego obszaru). Choćby za chwilę, gdy będziemy planowali listę konferencji, w których zamierzamy uczestniczyć- bez problemu dodamy element kalendarza do tego modułu :)

Rekrutacje, HR

Create_Kandydat___RS_HRZnowu, nie jesteśmy firmą HRową, ale zatrudniamy pracowników. Dlatego też, co jakiś czas, przeprowadzamy procesy rekrutacyjne. Długo trzymaliśmy kontakty do potencjalnych pracowników na mailu. W momencie, kiedy pon
awialiśmy rekrutacje na te same stanowiska, odszukiwanie takich kontaktów stawało się problematyczne. Dlatego “wyklikaliśmy” w PODIO moduł HR gdzie trzymamy:

  • dane osób, które się do nas zgłosiły (CV wraz z krótkim opisem preferowanej formy zatrudnienia oraz skali umiejętności wg naszych kryteriów)
  • dane naszych pracowników
  • informacje na temat innych osób, z którymi współpracujemy

Dzięki dużym możliwościom filtrowania danych, bez problemu możemy wybrać kryteria, które nas w danej chwili interesują. W łatwy sposób możemy przesłać zapytanie do wybranych kandydatów.

Finanse

Bardzo długo nie wprowadzaliśmy danych finansowych do Podio. Posiadaliśmy program do fakturowania, ale doskwierał nam brak jednego rozwiązania, które pozwoliłoby uporządkować finanse w firmie. Stworzyliśmy więc próbny moduł w Podio.

Z perspektywy czasu oceniamy, że była to świetna decyzja. Wszystkie płatności mamy podpięte pod bazę firm w PODIO, pod projekt, którego one dotyczą i pod pracownika, który prowadzi projekt.

W praktyce, proces wygląda mniej więcej w ten sposób, że po podpisaniu umowy, tworzymy kartę, w której zapisane są informacje: kiedy wystawić fakturę, na jaką kwotę i dla jakiego klienta. Następnie, pod ten sam projekt podpinamy wyliczone wynagrodzenie project managera, handlowca i ewentualne inny koszty.

Wyliczanie pensji stało się banalnie proste, statusy płatności pozwalają zweryfikować, od kogo i na jaką kwotę, czekamy na przelew.

Nasz moduł ulega co chwilę modyfikacjom i ulepszeniom, które wymusza praktyka. Z całą pewnością, ta część systemu usprawniła prowadzenie firmy!!

Intranet

_1__Activity_Stream___RS_IntranetSłowo intranet może kojarzyć się z olbrzymią, nieczytelną bazą folderów i przeróżnych plików. Dzięki PODIO łatwo zmienić te przekonanie. Nasz intranet wygląda nieco podobnie do Walla na facebooku. Przekazywane są tam informacje o nieobecnościach pracowników, pytania dotyczące życia firmy.
Na własne potrzeby wyszczególniliśmy:

-„spotkania firmowe“ oraz „eventy“. Pierwsza służy do zapisywania naszych miesięcznych, kwartalnych spotkań a druga do wpisywania wszystkich konferencji i wydarzeń, na które warto pójść. Oczywiście, wszystkie spotkania i eventy, na które jesteśmy zaproszeni lub sami je stworzyliśmy od razu mamy połączone z kalendarzem Google!

– „listę zakupów“. Jeśli komuś z zespołu brakuje czegoś do biura, wpisuje na listę i podczas miesięcznych zakupów, produkty te są uwzględniane.

– „trips“ uzupełniane są wszystkie niezbędne informacje dot. delegacji pracowników (kosztów, czasu, celu wyjazdu).

– wiki – aplikacja, w której znajdują się ważne informacje dot. ogólnej działalności firmy np. ciekawe linki, artykuły, materiały dla nowych pracowników itp.

Moduły CRM i Zarządzanie projektami są szerszymi tematami, dlatego też będą przedmiotem oddzielnego artykułu.

Z punktu widzenia pracownika, PODIO jest bardzo intuicyjnym narzędziem, którego poznanie pozwala na bezproblemową pracę w firmie. Z punktu widzenia współwłaściciela firmy, PODIO jest  rewelacyjnym narzędziem do nadzorowania najważniejszych kwestii (płatności, sprzedaży, terminowości zadań, kalendarza).

Share Button

Polecam także:

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *