Na jakie pytania należy sobie odpowiedzieć przed realizacją projektu?

Firmom, które rozpoczynały proces informatyzacji często ten okres kojarzył się z chaosem i pracą „na dwa etaty”. Nieporozumienia z wykonawcami, niespodziewane efekty (nie zawsze pozytywne), niezadowolenie pracowników czy podejmowanie trudnych decyzji to także chleb powszedni.

Oczywiście nie zawsze musi być tak strasznie, ale jeśli z góry założymy, że realizacja projektu informatycznego w firmie będzie miła i przyjemna, to prawdopodobnie zostaniemy niemile zaskoczeni.

Każdy, kto pierwszy raz kupuje samochód stara się dowiedzieć jak najwięcej o jego możliwościach i ograniczeniach. Pyta znajomych, przegląda specjalistyczne fora, radzi się specjalistów. Podobne podejście powinno przyświecać nam przy informatyzacji firmy – szczególnie jeśli IT nie jest dla nas czymś oczywistym.

Przed przystąpieniem do działań w kierunku realizacji projektu IT powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Poniżej krótka lista:

  1. Jakie problemy w firmie ma rozwiązywać nowe narzędzie?
    Zastanów się, które procesy w Twojej firmie wymagają usprawnienia. Co możesz zrobić, żeby np. skrócić czas niektórych działań, mieć możliwość generowania szybkich raportów itp.?
  2. Kogo po stronie firmy warto zaangażować w projekt? Kto będzie odpowiedzialny za jego realizację?
    Warto się zastanowić, czy dysponujemy osobami, które mogą częściowo zrezygnować ze swoich obowiązków i zając się koordynacją projektu. Sami pomysłodawcy projektu i osoby odpowiedzialne za firmę są w stanie poświęcić swój czas, aby zająć się projektem. Jednak zaangażowanie pracownika, który już ma wiele obowiązków może spowodować, że nie zajmie się on do końca ani projektem, ani bieżącą pracą. Poza tym, należy zastanowić się, którzy pracownicy (reprezentanci działów) będą brali udział w procesie i współpracowali z wykonawcą przy projektowaniu rozwiązania
  3. Jak ja mogę zaangażować się w projekt? Na co pozwalają moje kompetencje?
    Każdy prezes firmy na pewno doskonale wie, jak prowadzić swój biznes, ale często jest to na tyle czasochłonne, że nie ma już czasu na prowadzenie dodatkowych projektów. A czasem nie ma wystarczającej wiedzy w zakresie IT żeby móc ocenić wszystkie możliwości oraz pozytywy i negatywny danego rozwiązania.
  4. Czy warto zatrudnić osobę z zewnątrz, która zajmie się projektem? Jeśli tak, to gdzie jej szukać?
    Outsourcing kompetencji „z rynku” jest coraz częściej praktykowany przez firmy, które nie mają czasu zajmować się na bieżąco projektem i nie posiadają osób o odpowiednich kwalifikacjach biznesowo-informatycznych. Często okazuje się, że bardziej opłaca się wyoutsourcować kierownika projektu z zewnątrz tylko na czas projektu niż tworzyć nowy etat, który – jeśli firma nie realizuje projektów często – może okazać się tylko zbędnym wydatkiem. A gdzie ich szukać? Oczywiście w Rocket Studio ;) 
  5. Jaki mam budżet?
  6. Czy w razie potrzeby będzie możliwość go nagiąć?
    Niestety jeśli projekt nie jest dobrze przygotowany lub prowadzony to w 80% klient musi dopłacać, aby system zaczął funkcjonować poprawnie.  Czy jesteś na to przygotowany?
  7. Czy stać mnie na wybór kiepskiego wykonawcy lub niedostosowanego systemu?
  8. Jak wybrać odpowiedniego wykonawcę/system? Jak dobrać kryteria wyboru?
    O tym była już mowa na naszym blogu w artykule – Jak wybrać firmę informatyczną do realizacji projektu? 
  9. Czy moi pracownicy są gotowi i przychylni zmianom?
    Pracownicy w firmie, którzy sądzą, że zmiana będzie dla nich nieprzychylna mogą powodować problemy. Dlatego po pierwsze warto ich zaangażować w proces projektowania rozwiązania, a po drugie dokładnie przedstawiać korzyści jakie wynikną z jego wdrożenia.
  10. Jak zadbać o to aby firma jak najmniej odczuła przejście na nowe rozwiązanie?
    Często temat wdrożenia jest tak odległy, że się w ogóle nie zastanawiamy jak będzie ono przebiegało i czy nie wywoła niezadowolenia pracowników i chaosu w firmie. Warto ten temat poruszyć z osobą odpowiedzialną za projekt po naszej stronie j,ak i po stronie wykonawcy. Należy odpowiednio przedstawić projekt pracownikom, podzielić wdrożenie na etapy itp.

Oczywiście, w zależności od projektu czy firmy, pojawiają się nowe pytania i niewiadome. Jednak najważniejsze jest to, aby pamiętać po co wprowadzamy usprawnienia w firmie i wiedzieć, (lub zatrudnić kogoś kto wie) jak doprowadzić projekt informatyczny skutecznie do końca.

Wysyłamy bezpłatne materiały dla kadry zarządzającej o tym jak skutecznie wykorzystać IT w biznesie

Wyślemy Ci najnowsze artykuły, case studies, porady
+ unikalne materiały tylko dla czytelników newslettera

Gwarantujemy 100% prywatności. Nie będziemy się dzielić Twoimi danymi.

Share Button

Polecam także:

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *