Komunikacja w projektach – kilka praktycznych wskazówek.

Jak rozmawiać przy projekcie? Istnieje taki dowcip o grafikach komputerowych, w którym mowa, że na początku współpracy z nowym klientem wymieniane są maile w stylu: „Szanowny Panie, chciałbym zainteresować Pana ciekawym projektem…”, żeby na koniec prac komunikować się już wyłącznie „dobra Zbyszek, dawaj do drukarni”. Bez wątpienia, niezależnie od branży, sposób komunikacji, w trakcie prowadzenia projektu, jest istotny.

Jak wygląda komunikacja na początku współpracy?

W sam projekt zaangażowanych może być kilka, kilkanaście lub nawet więcej, osób. Jednak sytuacją idealną jest, gdy w zakresie przekazywania wzajemnych ustaleń, zarówno po stronie klienta, jak też naszej wyznaczone będą jedna, góra dwie osoby. Z jednej strony ułatwia to komunikację, z drugiej pozwala uniknąć wielu nieporozumień. W ten sposób staramy się pracować już od momentu podjęcia rozmów o współpracy. Potem, gdy podpiszemy umowę, te osoby będą wskazane wprost, w jednym z punktów kontraktu. Osoby uprawnione do przekazywania sobie wzajemnych stanowisk wraz z adresami mailowymi i telefonami. Da to pewność obydwu stronom, że komunikat przekazany przez taką osobę, jest oficjalnym stanowiskiem drugiej strony.

Po podpisaniu umowy.

Prowadzimy wspólnie projekt i w jego trakcie pojawiają się nowe okoliczności, o które należy zadbać. Na bieżąco dużo kwestii ustalanych jest telefonicznie lub w trakcie bezpośrednich spotkań. Kluczowy jest jednak punkt umowy, który mówi, że wszystkie zmiany dokonywane będą w formie pisemnej. Co oczywiste, dotyczy to tych zagadnień, które wpływają na treść pierwotnej umowy. My jednak traktujemy to szerzej. Dlatego każdorazowo, po dokonaniu ważniejszych ustaleń, wysyłamy mailowe- pisemne podsumowanie rozmowy. Jeżeli na spotkaniu lub podczas rozmowy doszło do nieporozumienia i każda strona zapamiętała „coś innego”, to jest to właśnie ten moment, w którym wyjaśniamy sobie powstałe wątpliwości.

Obsługa zgłoszeń.

Kształt tego obszaru komunikacji zależy już od danego Project Managera. W wymagających tego projektach, udostępniana jest dla klienta platforma do przesyłania zgłoszeń błędów oraz nowych funkcjonalności dla wytwarzanego produktu. W jednym miejscu znajdują się kolejne zgłoszenia od klienta oraz to, co zostało z nimi następnie zrobione. Wszystkie elementy w jednym miejscu. Przejrzyście i klarownie. To wydaje się być właśnie kluczem do sukcesu, przy realizowaniu wszelkich projektów. Trudno uniknąć sytuacji, w których dojdzie do chwilowych różnic w wyobrażeniu – czym ma być wytwarzany produkt, czy jak ma wyglądać projekt. Jeśli natomiast będzie wiadomo, kto ma przekazywać informacje, jakie są bieżące ustalenia oraz co dzieje się z przekazywanymi zgłoszeniami i uwagami – komunikacja będzie przejrzysta i klarowna. Warto zadbać o te elementy. Nawet jeśli miało by się okazać, że wraz z czasem realizacji projektu, komunikacja między partnerami stanie się bardziej swobodna i mniej formalna.

Share Button

Polecam także:

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *