Jak oszacować budżet i przygotować projekt IT?

Rozpoczęcie każdego projektu poprzedza zawsze to samo pytanie: ile TO właściwie będzie kosztować. Projekt to często inwestycja, bez znajomości jego kosztów ciężko zadecydować o jego rozpoczęciu. Równocześnie z określeniem budżetu projekt musi być odpowiednio przygotowywana – koszt zależy przecież od jego zakresu i odwrotnie.

Jak więc przygotować projekt, określić jego budżet i podjąć racjonalną deczyzję o jego starcie?

Read more

Wszystko, co musisz wiedzieć o PRINCE2 – cz.I

Decydując się na realizację projektu, pierwszym krokiem Project Managera jest wybór metodyki zarządzania projektami, która pozwoliłaby na osiągnięcie postawionych przed nim celów. Znajomość oraz odpowiednie dopasowanie metodyk do potrzeb projektu oraz umiejętne wykorzystywanie ich w praktyce jest często podstawą sukcesu.

Read more

Co-autor Manifestu Agile w Polsce!

W dniach 25-26 XI 2014 r. w Warszawie odbędzie się szkolenie prowadzone przez jednego z ko-autorów manifestu Agile. Zaangażowany od samego początku w ruch Agile, Arie van Bennekum, poprowadzi szkolenie Agile Project Management. Na zbliżającym się szkoleniu Arie wraz z innym trenerem Ward Bryon’em przedstawią filozofię Agile oraz pełen cykl życia projektów Agile.

Read more

Bądź SMART!

Kogo interesuje stanie w miejscu? Bez chęci do samodoskonalenia trudno mówić o robieniu jakichkolwiek postępów: nie tylko w życiu prywatnym, ale i biznesie. Bezczynne czekanie nie przyciągnie żadnego sukcesu. Własne doświadczenie trzeba zbierać samemu i dobrym sposobem na nie jest dążenie do wyznaczonych celów. Read more

Co wybrać: wynajem specjalisty, czy całego biura projektowego?

Każdemu przedsiębiorcy życzymy dynamicznego rozwoju firmy. Wzrostu rozpoznawalności marki, nowych klientów, no i wyższych przychodów. Rozwijanie własnego biznesu to też rosnąca liczba projektów. A realizacja projektów wymaga nie tylko nakładów finansowych, ale i zasobów ludzkich.

Read more

Dobre praktyki współpracy

Będąc klientem i realizując swój projekt w oparciu o podwykonawców, jeszcze przed podpisaniem umowy staramy się zweryfikować ich rzetelność. A jak wygląda sytuacja z drugej strony? Czy jako wykonawca nie powinniśmy również zweryfikować kilku podstawowych informacji o naszym przyszłym kliencie? Czy są klienci, z którymi nie powinniśmy podejmować współpracy? Odpowiedź na te pytania może nas niejednokrotnie uchronić przed nadciągającymi kłopotami.

Read more

Karta projektu, czyli nie zaczynaj projektu od jego realizacji [szablon]

Startując nowy projekt – niezależnie czy jest to przedsięwzięcie wewnątrz organizacji, czy na linii klient-dostawca, każdy ma jego wizję w głowie. Wizję tego co będziemy robić, jak, z kim, po co, dlaczego. Wszyscy szybko przebijamy sobie piątala i ruszamy ochoczo do pracy. Projekt musi być „na wczoraj”, trzeba jak najszybciej zacząć go realizować!

Ruszamy i… pojawiają się pierwsze problemy. „Ale to przecież Wy mieliście zrobić! Nie umawialiśmy się na to! Panie kliencie, pojawiły się pewne komplikacje… Gdybyśmy wiedzieli to wcześniej?!” – jak często to słyszycie? Okazuje się że wizja klienta, wizja wykonawcy, wizja osób zainteresowanych projektem nie są jednak do końca takie same. Read more

Dwa style zarządzania projektem

Dzisiaj na blogu Rocket Studio gościnny wpis Aleksandra Kowalczyka z OffiServ, który przedstawi nam różne style kierowania projektem przy jednoczesnym odniesieniu ich do… kolorów. Zapraszamy do lektury! Read more

Czy w twojej firmie warto stosować PMBOK?

Nadszedł czas na ostatnią odsłonę naszego cyklu o metodykach i dobrych praktykach zarządzania projektami. Dwa tygodnie temu przedstawiliśmy 7 rzeczy, które powinniście wiedzieć o PRINCE2. Dzisiaj odpowiemy na cztery podstawowe pytania, które zadają sobie przedsiębiorcy chcący realizować projekt według standardu PMBOK.

Project Management Body of Knowledge

1. Czym jest PMBOK?

W 1983 Project Management Institute (PMI) postanowił usystematyzować dotychczasową wiedzę, doświadczenia i dobre praktyki zarządzania projektami. Efektem tego było stworzenie Project Management Body Of Knowledge (PMBOK). Dzięki temu PMBOK jest pierwszym sformalizowanym standardem zarządzania projektami na świecie.

Do dnia dzisiejszego PMBOK jest najszerszym i najdokładniejszym zbiorem powszechnie akceptowanych dobrych praktyk skupionych wokół kluczowych procesów. Project Managemnt Body of Knowledge pełni obecnie rolę nieocenionego źródła wiedzy w tej dziedzinie.

2. W jakich projektach stosuje się PMBOK?

PMBOK ma być użyteczny dla szerokiego zakresu projektów. W związku z tym jego procesy muszą być wystarczająco wytrzymałe, by dać sobie radę z bardzo dużymi projektami oraz na tyle elastyczne, by znalazły zastosowanie w o wiele mniejszych.

Jednym z najważniejszych kryteriów, który pozwala ocenić czy nasz projekt powinien być zarządzany zgodnie z PMBOK jest stabilność wymagań. Project Management Body Of Knowledge świetnie daje sobie radę w projektach z jasno zdefiniowanymi wymaganiami, które można odpowiednio udokumentować.

Przykładem zastosowania tego standardu w zarządzaniu projektem IT jest case study Procter&Gamble, który w 2009 rozpoczął unowocześnianie oprogramowania IT.

Project Management Body of Knowledge

autor: Stuart Miles

3. Jak przebiega projekt w PMBOK?

Project Management Body of Knowledge kładzie duży nacisk na jedną z głównych cech projektu – jego unikalność. Nie ma zatem jednej drogi do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. To w jaki sposób dostosujesz procesy i zdefiniujesz cykl życia projektu (cykl życia projektu określa fazy, które łączą początek projektu i jego koniec) zależy od ustalonych wymagań i warunków realizacji projektu.

Sam PMBOK obejmuje 5 grup procesowych, 10 obszarów wiedzy i 47 powiązanych ze sobą procesów. Wśród faz występujących w projekcie możemy najczęściej wyróżnić:

  • inicjalizacje projektu (tutaj ma miejsce definiowanie projektu, określenie celów i wymagań oraz podjęcie decyzji o realizacji projektu)

  • planowanie projektu (w tej fazie następuje rozdzielenie odpowiedzialności, konstruowanie budżetu, rozpisanie zadań w czasie, przydzielenie odpowiednich zasobów do zadań i zarządzanie ryzykiem)

  • realizacja projektu (w trzeciej fazie rozpoczyna się realizację przedsięwzięcia, uzgadnia się ostatnie oczekiwania, monitoruje czas i koszty, zarządza zmianą, rozwiązuje problemy i kontroluje ryzyko)

  • zamknięcie projektu (w ostatniej fazie następuje rozpuszczenie zasobów, zamknięcie formalne i mentalne projektu, a także tzw. lessons learned – czyli podsumowanie czego zespół nauczył się nowego podczas realizacji tego projektu)

By efektywnie wykorzystać dobre praktyki zawarte w Project Management Body of Knowledge należy dobrze wybrać opisane w standardzie procesy, narzędzia i dokumenty. Warto w tym celu zapytać specjalistów z niezależnego biura projektów ;).

4. Jakie korzyści dla firmy przynosi PMBOK?

Stosowanie specjalistycznych procesów mijałoby się z celem, gdyby nie przynosiło to określonych dla firmy korzyści. Dobre praktyki i doświadczenia zawarte w PMBOK zapewniają między innymi wzrost rentowności projektu ze względu na lepsze planowanie zasobów i ich kontrolę, ujednolicenie praktyk i standaryzacje procesów. Ponadto PMBOK zwiększa szansę powodzenia projektów wskazując co działa poprawnie, a co warto zmienić. Wielu ekspertów podkreśla także możliwość dostosowania standardów do potrzeb firmy i wielkości realizowanego projektu.

Jeżeli podobała ci się ten post i chcesz być na bieżąco z poradami dotyczącymi rozwijania swojej firmy to zapisz się na nasz newsletter!

7 rzeczy, które powinieneś wiedzieć o PRINCE2

W dzisiejszej, trzeciej odsłonie naszego cyklu o dobrych praktykach i metodykach zarządzania projektami prezentujemy siedem najważniejszych naszym zdaniem aspektów, które powinieneś wiedzieć o metodyce PRINCE2.

Jeżeli nie śledziłeś do tej pory naszego bloga albo chciałbyś odświeżyć swoją pamięć to przeczytaj poprzednie części o technice ustalania priorytetów MoSCoW i jednej z metodyk zwinnych, czyli Scrumie.

PRINCE2

Licencja: http://creativecommons.org/licenses/by-nd/2.0/deed.en

1. Czym jest PRINCE2?

PRINCE2 to metodyka zarządzania projektami, która rozwinęła się w Wielkiej Brytanii i znajduje szerokie zastosowanie w tamtejszych agencjach rządowych. Szybko stała się również ogólnoświatowym standardem zarządzania w projektach publicznych i prywatnych. Obejmuje ona zarządzanie, kontrolę i organizację projektu. PRINCE2 został po raz pierwszy opublikowany w roku 1996 jako ogólna metoda zarządzania projektami niezależna od dziedziny biznesowej zastosowania.

2. Skąd wzięła się nazwa PRINCE2?

Nazwa PRINCE2 to akronim pochodzący od terminu PRoject IN Controlled Environments, który można przetłumaczyć jako Projekty w środowisku sterowanym. Z kolei cyfra 2 oznacza, że jest to druga, ulepszona wersja tej metodyki.

3. Do jakich projektów używa się PRINCE2?

Mimo wielu powielanych mitów PRINCE2 wcale nie jest przeznaczony wyłącznie do zarządzania dużymi projektami. Co prawda metodyka ta wywodzi się z pracy nad projektami administracji państwowej i jest mylnie kojarzona ze zbyt dużą biurokratyzacją i poziomem formalności, ale w rzeczywistości jest uniwersalna.

PRINCE2 jest przeciwny tworzeniu wielkich planów, które i tak zostaną zmienione przez różne nieprzewidziane czynniki. Jedną z głównych zasad jest to, żeby nie planować szczegółowo rzeczy odległych. Cały projekt planujemy ogólnie, szczegółowo natomiast tylko najbliższy etap (pryncypium – zarządzanie etapowe).

PRINCE2 nie jest robieniem dokumentów dla robienia dokumentów. Jest nakierowany na wynik, nie na działanie. Kolejne pryncypium to koncentracja na produktach. Priorytetem jest działający system, nie jego dokumentacja (więcej o mitach na temat PRINCE2 możesz przeczytać na blogu AnalizaIT).

PRINCE2 świetnie sprawdza się w projektach informatycznych, w których powstaje konkretny produkt (stworzenie dedykowanego lub wdrożenie istniejącego oprogramowania) lub takie, w których jest kilku dostawców IT. Dzięki swojemu ustandaryzowaniu bardzo dobrze sprawdza się także w projektach, które wymagają formalności i dokładnej dokumentacji (np. projekty finansowane z dotacji unijnych).

4. Czym są pryncypia w PRINCE2?

Pryncypia to podstawowe zasady metodyki albo inaczej jej dobre praktyki. Mówią nam o tym, czy projekt zarządzany jest zgodnie z metodyką. Jeżeli któraś z nich nie jest spełniona – nie możemy wtedy powiedzieć, że prowadzimy projekt zgodnie z PRINCE2.

Do siedmiu pryncypiów należą:

  • ciągła zasadność biznesowa
  • korzystanie z doświadczeń
  • zdefiniowane role i obowiązki
  • zarządzanie etapowe
  • zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji
  • koncentracja na produktach
  • dostosowanie do warunków projektu

5. Jakie role wyróżniamy w PRINCE2

PRINCE2 jest ustrukturyzowanym zarządzaniem projektu. Oznacza to, że metodyka ta określa kilka procesów, które opisują wszystkie działania podejmowane od rozpoczęcia aż do zakończenia projektu. Z każdym procesem związana jest odpowiedzialność ściśle określonej osoby.

W ten sposób rolę kierownika projektu obejmuje osoba, która organizuje i steruje projektem. Do jego zadań należy wyznaczenie specjalistów do wykonania prac związanych z realizacją projektu. Kierownik projektu daje także gwarancję, że prace będą wykonane terminowo i zgodnie z przyjętymi założeniami.

Wyróżniamy ponadto klienta, zwanego także przewodniczącym komitetu sterującego, oraz użytkownika. Klient to osoba, która płaci za realizację projektu. Użytkownik natomiast to osoba, która będzie korzystać z produktu lub rezultatu projektu. W niektórych przypadkach może (ale nie musi) być to ta sama osoba.

Ostatnią z wymienianych ról jest dostawca lub specjalista. Jak można się domyślić jest to osoba posiadająca odpowiednie kompetencje oraz specjalistyczne umiejętności, które wnosi do realizowanego projektu.

6. Czym jest Komitet Sterujący?

Komitet Sterujący to niezbędny element każdego projektu realizowanego w PRINCE2. W jego skład wchodzi klient (lub przewodniczący), reprezentant strony użytkownika (Główny Użytkownik) i reprezentant dostawcy lub specjalisty (Główny Dostawca). Zadaniem Komitetu Sterującego jest podejmowanie decyzji niezbędnych kierownikowi projektu, by rozwiązywać problemy i kontynuować realizację projektu. Ponadto Komitet Sterujący odbiera od Kierownika Projektu regularne raporty o stanie prac.

7. Jak wygląda praca w PRINCE2?

Procesy PRINCE2

źródło: http://www.inprogress.pl/

Podstawą zarządzania projektami w metodyce PRINCE2 jest siedem procesów, które dostarczają zbiór zadań potrzebnych do osiągnięcia zakładanego celu.

Impulsem do rozpoczęcia projektu jest potrzeba lub pomysł wynikający na przykład ze zmiany celów biznesowych firmy lub działań rynkowych konkurencji. W tej metodyce nazywany jest on Zleceniem Przygotowania Projektu. Może ono przybrać dowolną formę – zarówno polecenia ustnego, jak i rozbudowanej, formalnie opisanej definicji. Bezpośrednio przed podjęciem działań następuje tak zwany proces Przygotowania Projektu. W jego trakcie należy skontrolować zasadność i realność (wykonalność) projektu. W tym momencie warto pomyśleć o przeprowadzeniu analizy biznesowej, która ma na celu właśnie przygotowanie projektu i pomaga podjąć decyzję o jego opłacalnej realizacji. Później przedsiębiorstwo zyskuje także pomoc w wyborze dostawcy rozwiązania i ułożenia z nim współpracy.

Po podjęciu decyzji o realizacji przedsięwzięcia i weryfikacji założeń następuje etap Inicjowania Projektu. W trakcie jego trwania głównymi zadaniami jest szczegółowe zaplanowanie projektu wraz z uzyskaniem finansowania i określenia narzędzi zarządzania projektem. Ważnym punktem tego etapu jest przygotowanie wiarygodnego Uzasadnienia Biznesowego. W przypadku, gdy projekt straci swoją zasadność biznesową należy go przerwać. Wszystkie wyżej wymienione działania zawarte są w procesie Inicjowania Projektu. Ponadto w momencie precyzyjnego planowania przyszłego etapu wykorzystywany jest proces Zarządzania Końcem Etapu.

Kolejny etap realizacyjny wymaga od Kierownika Projektu rozdzielenia obowiązków, uzyskanie odpowiednich zatwierdzeń i zapewnienie satysfakcjonujących wyników. Ponadto postępy prac powinny pokrywać się z ustalonym wcześniej planem, a wskaźniki mieścić się w uzgodnionych tolerancjach. Działania te związane są z procesem Sterowania Etapem. W tym etapie następuje też proces Zarządzania Dostarczanymi Produktami, który polega na wykonaniu przez zespół przydzielonych zadań i zaraportowaniu postępów.

Oprócz funduszy jednym z zasobów ograniczających projekt jest czas. W związku z tym w ostatnim etapie niezbędne jest zakończenie projektu. By móc rozpocząć ten etap konieczne jest przekonanie Komitetu Sterującego, że produkt może być już wykorzystywany zgodnie z wcześniejszymi założeniami. Po zamknięciu projektu ważne jest uporządkowanie powstałej dokumentacji i jej zarchiwizowanie. Ocenie należy poddać także finalną wersję produktu i skonfrontować ją z pierwotnym planem. Uwagę należy skierować także na poprojektowy przegląd korzyści. Czynności te zaliczane są do procesu Zamykania Projektu.