Audyt oprogramowania – co to takiego?

Każde przedsiębiorstwo realizuje jakieś procesy biznesowe,  niezależnie od tego, czy są one zidentyfikowane, monitorowane i przeprowadzane zgodnie z określonymi procedurami. Bardzo często przedsiębiorcy nawet nie zastanawiają się nad tym, czy pracują zgodnie z określonym schematem, ich biznes po prostu „jakoś się toczy“.

W większości firm chodzi przecież o maksymalizację zysku, co zgodnie z teorią mikroekonomii jest nadrzędnym celem przedsiębiorstwa. Zwiększanie zysku bywa utożsamiane tylko z minimalizacją  kosztów, a jak się okazuje, równanie nie zawsze zachodzi zgodnie z oczekiwaniami. Wtedy przedsiębiorcy zaczynają szukać przyczyn swoich problemów.

Oprogramowanie to inwestycja

Współczesne firmy nie funkcjonują zupełnie samodzielnie. Przedsiębiorcy są coraz częściej świadomi możliwości, które stwarza oprogramowanie, dlatego wykorzystują je do automatyzacji swoich procesów biznesowych. Tym samym, skracają czas trwania poszczególnych czynności w procesie, ograniczają każdorazowe zaangażowanie pracowników, a więc obniżają koszty.

Oprogramowanie to jednak pewna inwestycja. Po pierwsze, czasu na wdrożenie systemu i szkolenia pracowników, po drugie, pokrycia kosztów samego oprogramowania. Dobra strategia informatyzacji powinna zawierać rachunek potencjalnych zysków i realnych strat, które trzeba będzie ponieść. Kluczowe jest wyznaczenie ROI, czyli zwrotu z poniesionych inwestycji. Niestety, w wiele firm traktuje IT jako coś nienamacalnego, czego pod względem finansowym nie da się zmierzyć. Nie pomagają wykonawcy i wdrożeniowcy, którym zależy na tym by sprzedać swój produkt. A przecież małej firmie często do wzrostu wydajności wystarczy darmowa aplikacja w chmurze umożliwiająca kolaborację nad dokumentami, zamiast drogiego i złożonego systemu obiegu dokumentów.

Jak widać,  przed przedsiębiorcami pojawia się mnóstwo dylematów, bo na rynku jest wiele usług i produktów, które nierzadko są opisywane jako dostosowane do potrzeb każdego przedsiębiorstwa. Usługa w chmurze, czy oprogramowanie pudełkowe? Wdrożenie dedykowanego CRM-a, czy dostosowanie już istniejącego systemu do potrzeb firmy? Każdy z tych wariantów niesie ze sobą różne konsekwencje, w tym stopień zaangażowania całej organizacji, jak i wielkość poniesionej inwestycji. Co za tym idzie, dostosowanie oprogramowania do realnych potrzeb przedsiębiorstwa stanowi dziś chyba największe wyzwanie współczesnej informatyki, bo czy istnieje system szyty na miarę każdej firmy?

Audyt oprogramowania na ratunek!

W przypadku tak wielkiego szumu informacyjnego i problemów z podjęciem decyzji, dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie audytu oprogramowania. Czym jest audyt oprogramowania?

Audyt oprogramowania to ocena organizacji pod względem zarządzania produktami informatycznymi, jakimi są programy, systemy IT. Celem audytu oprogramowania jest weryfikacja, czy cele wyznaczone przez organizację pod względem zarządzania oprogramowania zostały osiągnięte lub czy jej działania są zgodne z zaakceptowanymi standardami, statusem czy praktykami.

W wielu firmach słowo audyt budzi niepokój wśród ich pracowników, bo kojarzy się z kontrolą bezpośrednio skierowaną w wykonywaną przez nich pracę. I zupełnie niepotrzebnie, bo audyt oprogramowania to w istocie przegląd mający na celu zidentyfikowanie, czy wykorzystywane w firmie systemy spełniają swoją rolę. Efekty moga być zaskakujące, bo być może wdrożenie przed dwoma laty ogromnego systemu ERP kosztującego setki tysięcy złotych nie spełnia potrzeb firmy, a co gorsza – praca z nim jest jeszcze trudniejsza, niż przed jego wdrożeniem. Zadaniem audytora jest znalezienie przyczyn takiego stanu, a jak się okazuje – mogą być one bardzo prozaiczne, np. źle przeprowadzone szkolenie dla pracowników.

Audyt w praktyce

Niedawno, dla jednego z naszych klientów przeprowadziliśmy audyt oprogramowania. Jaki był pierwszy krok? Rozpoczęliśmy od zapoznania się ze strukturą organizacyjną firmy. Poznanie organizacji, dla której jest przeprowadzany audyt to bardzo ważny etap. Szczególnie istotne jest zidentyfikowanie komórek odpowiedzialnych za realizację poszczególnych czynności w procesie biznesowym przedsiębiorstwa.

W następnym kroku przeprowadziliśmy wywiady z reprezentantami wszystkich działów firmy, dzięki którym udało nam się zidentyfikować wykorzystywane przez nie oprogramowanie. Następnie przeszliśmy do identyfikacji wykorzystywanego oprogramowania w strukturze organizacyjnej oraz analizy przepływu danych przez poszczególne jednostki. Dzięki tym informacjom, zbudowaliśmy bazę wiedzy umożliwiającą identyfikację problemów związanych z wykorzystywanym oprogramowaniem oraz realnych potrzeb firmy. Na jej podstawie udało nam się zaproponować rekomendację działań prowadzących do poprawy.

Dzięki wyżej wymienionym technikom, udało nam się opracować strategię uwzględniającą aktualne zasoby i możliwości przedsiębiorstwa. Jaki bilans końcowy? Klient w 100% zadowolony, organizacja widzi obszary dużych oszczędności i wzrostu wydajności, a my bogatsi o kolejne doświadczenie :)

Podsumowując, warto przeprowadzić audyt oprogramowania w firmie. Pozwala on na skuteczną inspekcję pracy firmy, realizowaną z perspektywy zewnętrznego, niezależnego eksperta. Audyt można potraktować jako idealne narzędzie do poszukiwania niezgodności w wykorzystywaniu oprogramowania w przedsiębiorstwie.  Zaletą takiego rozwiązania jest możliwość obiektywnego spojrzenia na problem i stworzenie rekomendacji uwzględniającej realne potrzeby przedsiębiorstwa.

Wysyłamy bezpłatne materiały dla kadry zarządzającej o tym jak skutecznie wykorzystać IT w biznesie

Wyślemy Ci najnowsze artykuły, case studies, porady
+ unikalne materiały tylko dla czytelników newslettera

Gwarantujemy 100% prywatności. Nie będziemy się dzielić Twoimi danymi.

Share Button

Polecam także:

0 komentarzy:

Dodaj komentarz

Chcesz się przyłączyć do dyskusji?
Feel free to contribute!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *